Thủ tục mở văn phòng đại diện công ty là một trong những thủ tục hành chính quan trọng giúp doanh nghiệp mở rộng hiện diện thương mại tại các tỉnh, thành phố khác mà không cần thành lập pháp nhân mới. Việc nắm rõ quy trình, hồ sơ và các yêu cầu pháp lý sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh rủi ro pháp lý không đáng có. Trong bài viết này, cùng Luật ACC tìm hiểu chi tiết về trình tự, thủ tục và những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục này.

1. Hướng dẫn thủ tục mở văn phòng đại diện công ty

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó, không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài.

Để thực hiện thủ tục mở văn phòng đại diện công ty, doanh nghiệp thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Hồ sơ gồm thông báo đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, quyết định thành lập và các giấy tờ liên quan theo từng loại hình doanh nghiệp, giấy tờ của người đứng đầu văn phòng đại diện và văn bản ủy quyền nếu có.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt văn phòng đại diện. Hồ sơ có thể được thực hiện theo phương thức đăng ký phù hợp theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung theo khoản 3 Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Bước 4: Nhận kết quả và hoàn tất hoạt động

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp thực hiện các công việc cần thiết để đưa văn phòng đại diện vào hoạt động theo quy định pháp luật và nhu cầu thực tế.

2. Điều kiện để thực hiện thủ tục mở văn phòng đại diện công ty

Doanh nghiệp muốn thành lập văn phòng đại diện cần đáp ứng các điều kiện theo quy định pháp luật. Văn phòng đại diện phải được thành lập bởi doanh nghiệp đang hoạt động hợp pháp và có tên, địa chỉ, người đứng đầu được đăng ký theo quy định.

Tên của văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” và được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu theo quy định về tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

Người đứng đầu văn phòng đại diện phải đáp ứng điều kiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Trường hợp thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp theo khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020 thì không được làm người đứng đầu văn phòng đại diện.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi thực hiện thủ tục mở văn phòng đại diện công ty

Để thực hiện thủ tục mở văn phòng đại diện công ty, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ theo Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, gồm:

• Thông báo đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp hiện hành;
• Bản sao quyết định thành lập văn phòng đại diện và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp theo loại hình tương ứng;
• Bản sao quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
• Giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền theo quy định.

Biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp hiện được thực hiện theo Thông tư 68/2025/TT-BTC, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 121/2026/TT-BTC và hợp nhất tại Văn bản hợp nhất số 28/2026/VBHN-BTC.

Lưu ý thực tế: Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ tính chính xác và thống nhất của các thông tin trên hồ sơ, đặc biệt là tên văn phòng đại diện, địa chỉ trụ sở và thông tin người đứng đầu. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế tình trạng phải sửa đổi, bổ sung hồ sơ và kéo dài thời gian xử lý.

4. Chi phí thực hiện thủ tục mở văn phòng đại diện công ty

Chi phí thực hiện thủ tục mở văn phòng đại diện công ty bao gồm lệ phí đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo quy định về phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp. Theo Thông tư 64/2025/TT-BTC, từ ngày 01/7/2025 đến hết ngày 31/12/2026, lệ phí đăng ký doanh nghiệp, trong đó có lệ phí cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh, được thu bằng 50% mức lệ phí theo quy định hiện hành.

Ngoài lệ phí nhà nước, doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí dịch vụ nếu sử dụng đơn vị tư vấn pháp lý hỗ trợ thực hiện thủ tục và một số chi phí hành chính khác tùy trường hợp.

5. Dịch vụ hỗ trợ thủ tục mở văn phòng đại diện công ty tại Luật ACC

Sử dụng dịch vụ hỗ trợ thủ tục mở văn phòng đại diện công ty tại Luật ACC mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

• Tiết kiệm chi phí: Hạn chế các khoản chi phí phát sinh do hồ sơ sai sót, bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung nhiều lần.
• Đội ngũ chuyên viên: Luật ACC có đội ngũ chuyên viên am hiểu quy định về đăng ký doanh nghiệp và thường xuyên cập nhật các quy định mới.
• Tư vấn chuyên sâu: Doanh nghiệp được tư vấn về điều kiện, hồ sơ, trình tự và các vấn đề pháp lý liên quan đến văn phòng đại diện.
• Hỗ trợ toàn diện: Luật ACC hỗ trợ từ khâu tư vấn, soạn thảo hồ sơ, hướng dẫn nộp hồ sơ, theo dõi quá trình xử lý đến khi nhận kết quả.

6. Câu hỏi thường gặp

Văn phòng đại diện có được phép ký kết hợp đồng kinh tế không?

Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp nên không tự mình kinh doanh hoặc giao kết hợp đồng với tư cách một chủ thể kinh doanh độc lập. Trường hợp người đứng đầu văn phòng đại diện ký kết văn bản, hợp đồng thay mặt doanh nghiệp thì phải thực hiện trong phạm vi đại diện, ủy quyền hợp pháp của doanh nghiệp và phù hợp với chức năng của văn phòng đại diện.

Thời hạn giải quyết thủ tục mở văn phòng đại diện công ty là bao lâu?

Theo khoản 3 Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung.

Doanh nghiệp có thể thành lập nhiều văn phòng đại diện tại cùng một tỉnh không?

Pháp luật doanh nghiệp không quy định giới hạn số lượng văn phòng đại diện mà doanh nghiệp được thành lập tại cùng một tỉnh, thành phố. Doanh nghiệp có thể đăng ký nhiều văn phòng đại diện nếu đáp ứng các điều kiện và thực hiện đăng ký hoạt động riêng cho từng văn phòng đại diện theo quy định.

Thủ tục mở văn phòng đại diện công ty đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ chặt chẽ các quy định về điều kiện, hồ sơ và trình tự thực hiện theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Để đảm bảo thủ tục diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và đúng pháp luật, doanh nghiệp có thể liên hệ Luật ACC để được tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp, tận tâm.