Thủ tục chuyển đổi tên chi nhánh công ty là một thủ tục hành chính quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện khi có nhu cầu thay đổi tên gọi của chi nhánh nhằm phục vụ chiến lược kinh doanh, tái cấu trúc thương hiệu hoặc tuân thủ yêu cầu từ đối tác. Việc nắm rõ quy trình, hồ sơ và các quy định pháp luật liên quan giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có. Trong bài viết này, Luật ACC sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và đầy đủ nhất về vấn đề này.

1. Thủ tục chuyển đổi tên chi nhánh công ty

Quy trình thực hiện thủ tục chuyển đổi tên chi nhánh công ty được tiến hành theo các bước cụ thể sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp soạn thảo đầy đủ các giấy tờ theo quy định, bao gồm thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, quyết định đổi tên chi nhánh, biên bản họp (nếu có) và các giấy tờ liên quan. Người đại diện theo pháp luật ký và đóng dấu xác nhận trên toàn bộ hồ sơ.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh đặt trụ sở hoặc nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Thời gian tiếp nhận và xử lý hồ sơ là trong giờ hành chính các ngày làm việc trong tuần.

Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh mới trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Bước 4: Nhận kết quả

Doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh đã được cập nhật tên mới tại bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh. Sau khi nhận kết quả, doanh nghiệp tiến hành khắc con dấu mới và thông báo mẫu con dấu theo quy định.

2. Điều kiện khi thực hiện thủ tục chuyển đổi tên chi nhánh công ty

Trước khi tiến hành thủ tục chuyển đổi tên chi nhánh công ty, doanh nghiệp cần đảm bảo tên chi nhánh mới đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020. Tên chi nhánh mới phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, có thể kèm theo các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu. Tên chi nhánh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” và không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp khác đã đăng ký trong phạm vi toàn quốc.

Ngoài ra, tên chi nhánh mới không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc. Doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng việc đặt tên chi nhánh trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội là không được phép. Trường hợp tên chi nhánh mới trùng với tên doanh nghiệp đã đăng ký, cơ quan đăng ký kinh doanh có quyền từ chối hồ sơ.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị cho thủ tục chuyển đổi tên chi nhánh công ty

Để thực hiện thủ tục chuyển đổi tên chi nhánh công ty, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh theo mẫu quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Thông báo phải được ký bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Quyết định bằng văn bản về việc đổi tên chi nhánh của doanh nghiệp. Quyết định này do chủ sở hữu, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị hoặc người đại diện theo pháp luật ban hành tùy theo loại hình doanh nghiệp.
• Biên bản họp về việc đổi tên chi nhánh (nếu có) đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần.
• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ nếu người nộp không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người nộp hồ sơ.

Lưu ý thực tế: Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ tính chính xác của tên chi nhánh mới trên tất cả các giấy tờ trong hồ sơ để tránh sai sót dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại. Các văn bản, quyết định phải được đóng dấu và ký đúng thẩm quyền theo quy định tại Điều lệ công ty.

4. Chi phí thực hiện thủ tục chuyển đổi tên chi nhánh công ty

Chi phí thực hiện thủ tục chuyển đổi tên chi nhánh công ty bao gồm lệ phí đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Mức lệ phí này được quy định tại Thông tư 68/2025/TT-BTC và được nộp trực tiếp tại thời điểm nộp hồ sơ hoặc qua dịch vụ công trực tuyến. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm chi phí cho việc khắc con dấu mới, in lại biển hiệu, cập nhật hóa đơn, hợp đồng và các ấn phẩm văn phòng khác.

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý từ các đơn vị chuyên nghiệp, chi phí dịch vụ sẽ được thỏa thuận riêng tùy theo phạm vi công việc. Doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín để đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng, chính xác và tránh phát sinh chi phí do hồ sơ bị trả lại nhiều lần.

5. Dịch vụ hỗ trợ thủ tục chuyển đổi tên chi nhánh công ty tại Luật ACC

Sử dụng dịch vụ hỗ trợ thủ tục chuyển đổi tên chi nhánh công ty tại Luật ACC mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

• Tiết kiệm chi phí: Luật ACC cung cấp dịch vụ trọn gói với mức phí hợp lý, giúp doanh nghiệp tránh được các khoản chi phí phát sinh do hồ sơ sai sót phải nộp lại nhiều lần.
• Đội ngũ chuyên gia: Đội ngũ chuyên viên pháp lý của Luật ACC có kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp, am hiểu quy trình xử lý hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Tư vấn chuyên sâu: Luật ACC tư vấn chi tiết về điều kiện đặt tên chi nhánh, giúp doanh nghiệp lựa chọn tên gọi phù hợp và tránh các trường hợp bị từ chối.
• Hỗ trợ toàn diện: Luật ACC thay mặt doanh nghiệp soạn thảo hồ sơ, nộp hồ sơ, theo dõi tiến trình xử lý và nhận kết quả, đồng thời hỗ trợ các thủ tục phát sinh sau khi đổi tên như khắc dấu, cập nhật thông tin thuế.

6. Câu hỏi thường gặp

Thời gian giải quyết thủ tục chuyển đổi tên chi nhánh công ty là bao lâu?

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, thời hạn cơ quan đăng ký kinh doanh giải quyết hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung, thời gian xử lý có thể kéo dài hơn tùy thuộc vào tốc độ phản hồi của doanh nghiệp.

Sau khi đổi tên chi nhánh, doanh nghiệp có cần thay đổi con dấu không?

Có. Sau khi hoàn tất thủ tục chuyển đổi tên chi nhánh công ty và nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh mới, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục khắc con dấu mới với tên chi nhánh đã thay đổi. Doanh nghiệp cần thông báo mẫu con dấu mới đến cơ quan đăng ký kinh doanh để được cập nhật trên hệ thống.

Tên chi nhánh mới có bắt buộc phải bao gồm tên doanh nghiệp chủ quản không?

Có. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, tên chi nhánh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh”. Điều này nhằm đảm bảo tính nhận diện và xác định rõ mối quan hệ phụ thuộc giữa chi nhánh và doanh nghiệp chủ quản trong mọi giao dịch pháp lý.

Thủ tục chuyển đổi tên chi nhánh công ty đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật về điều kiện đặt tên, hồ sơ và trình tự thực hiện. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý và tránh các rủi ro pháp lý phát sinh. Để được hỗ trợ nhanh chóng và chuyên nghiệp, quý khách hàng vui lòng liên hệ Luật ACC để được tư vấn chi tiết và đồng hành trong suốt quá trình thực hiện.