Thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật là thủ tục pháp lý quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện khi có sự điều chỉnh về nhân thân của người đại diện. Việc cập nhật kịp thời giúp doanh nghiệp duy trì tính hợp pháp trong hoạt động và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Trong bài viết này, Luật ACC sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình thực hiện theo quy định mới nhất.

1. Thủ tục thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật mới

Thủ tục thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật được thực hiện khi có sự thay đổi về họ tên, số giấy tờ pháp lý cá nhân, quốc tịch, địa chỉ liên hệ hoặc các thông tin nhân thân khác của người đại diện theo pháp luật đã đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi với Phòng Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Việc chậm trễ có thể dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Quy trình thực hiện thủ tục thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật bao gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định

Doanh nghiệp cần thu thập và hoàn thiện toàn bộ giấy tờ cần thiết, bao gồm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, quyết định của chủ sở hữu hoặc hội đồng thành viên về việc thay đổi thông tin, và bản sao giấy tờ pháp lý mới của người đại diện. Hồ sơ phải được kê khai chính xác, đầy đủ theo mẫu quy định.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc nộp qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Thời gian xử lý hồ sơ là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 3: Nhận kết quả và cập nhật thông tin

Sau khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp nhận Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin mới trên hệ thống nội bộ, con dấu (nếu có thay đổi liên quan) và thông báo đến các đối tác, ngân hàng, cơ quan thuế.

2. Điều kiện thực hiện thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật

Để thực hiện thủ tục thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu pháp lý sau:

Thứ nhất, người đại diện theo pháp luật phải đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020. Cụ thể, người đại diện không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không bị truy cứu trách nhiệm hình sự trong các trường hợp pháp luật quy định.

Thứ hai, việc thay đổi thông tin phải được thông qua bởi cơ quan có thẩm quyền của doanh nghiệp. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, quyết định thuộc về chủ sở hữu. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên và công ty cổ phần, quyết định thuộc về Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị theo quy định tại Điều lệ công ty.

Thứ ba, thông tin mới của người đại diện phải được xác thực bằng giấy tờ pháp lý hợp lệ. Các giấy tờ như căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác phải còn hiệu lực và được cơ quan có thẩm quyền cấp.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật

Hồ sơ thực hiện thủ tục thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật bao gồm các tài liệu sau:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật ký, theo mẫu quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.
• Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, hoặc Nghị quyết, quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, hoặc của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần về việc thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật.
• Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý cá nhân mới của người đại diện theo pháp luật, bao gồm căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy chứng nhận đăng ký hộ khẩu thường trú đối với trường hợp thay đổi địa chỉ.
• Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ nếu người đại diện theo pháp luật không trực tiếp thực hiện thủ tục.

Lưu ý thực tế: Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ tính thống nhất giữa các giấy tờ trong hồ sơ, đặc biệt là thông tin trên thông báo thay đổi phải khớp với giấy tờ pháp lý cá nhân mới. Trường hợp thay đổi họ tên do kết hôn hoặc ly hôn, cần bổ sung giấy tờ chứng minh việc thay đổi như trích lục kết hôn, quyết định ly hôn.

4. Chi phí thực hiện thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật

Chi phí thực hiện thủ tục thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật bao gồm các khoản sau:

Lệ phí đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh theo quy định của Bộ Tài chính. Mức lệ phí được áp dụng thống nhất trên toàn quốc và được niêm yết công khai tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Chi phí dịch vụ tư vấn và hỗ trợ thực hiện thủ tục nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của các tổ chức hành nghề. Mức chi phí này phụ thuộc vào phạm vi công việc và thỏa thuận giữa hai bên.

Chi phí phát sinh khác như chi phí công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, chi phí đi lại nộp hồ sơ trực tiếp. Doanh nghiệp nên dự trù các khoản chi phí này để chủ động trong quá trình thực hiện.

5. Dịch vụ thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật tại Luật ACC

Sử dụng dịch vụ thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật tại Luật ACC mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

• Tiết kiệm chi phí: Luật ACC cung cấp dịch vụ trọn gói với mức chi phí hợp lý, giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách so với việc tự thực hiện và phát sinh sai sót phải làm lại nhiều lần.
• Đội ngũ chuyên gia: Luật ACC sở hữu đội ngũ chuyên viên pháp lý am hiểu sâu sắc quy định về đăng ký doanh nghiệp, đảm bảo hồ sơ được chuẩn bị chính xác ngay từ đầu.
• Tư vấn chuyên sâu: Luật ACC tư vấn chi tiết về các trường hợp thay đổi thông tin, đánh giá tác động pháp lý và đề xuất phương án xử lý phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp.
• Hỗ trợ toàn diện: Luật ACC đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình, từ chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ, theo dõi tiến độ đến nhận kết quả và cập nhật thông tin sau thay đổi.

6. Câu hỏi thường gặp

Thời hạn thực hiện thủ tục thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật là bao lâu?

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xử lý hồ sơ trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật qua mạng không?

Có. Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng. Hồ sơ nộp qua mạng có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ nộp trực tiếp.

Trường hợp thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật do thay đổi người đại diện thì có cần thực hiện thủ tục khác không?

Trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật (không chỉ thay đổi thông tin nhân thân) thì doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật, hồ sơ bao gồm thông báo thay đổi, quyết định bổ nhiệm người mới và giấy tờ pháp lý của người mới. Thủ tục này có phạm vi rộng hơn so với thay đổi thông tin nhân thân của người đại diện hiện tại.

Thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc mà doanh nghiệp cần tuân thủ đúng thời hạn và quy trình. Để đảm bảo thủ tục được thực hiện nhanh chóng, chính xác, doanh nghiệp có thể liên hệ Luật ACC để được tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp.