Thủ tục thay đổi tên công ty với bảo hiểm xã hội từ A-Z là một trong những thủ tục hành chính quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện ngay sau khi hoàn tất việc đổi tên trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Việc cập nhật thông tin mới với cơ quan bảo hiểm xã hội tránh được các rủi ro về chậm trễ, sai lệch dữ liệu. Trong bài viết này, Luật ACC sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện để doanh nghiệp hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng và chính xác.

1. Thủ tục thay đổi tên công ty với bảo hiểm xã hội từ A-Z

Quy trình thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty với bảo hiểm xã hội được thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ nêu tại Mục 3. Cần kiểm tra kỹ tính chính xác của thông tin trên Tờ khai TK3-TS, đảm bảo tên công ty mới được ghi đúng theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan bảo hiểm xã hội

Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa của cơ quan bảo hiểm xã hội cấp quận, huyện nơi doanh nghiệp đang tham gia đóng bảo hiểm. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua giao dịch điện tử trên Cổng dịch vụ công quốc gia nếu đã đăng ký tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan bảo hiểm xã hội.

Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Cán bộ bảo hiểm xã hội tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ. Nếu hồ sơ hợp lệ, cán bộ cập nhật thông tin tên đơn vị mới vào hệ thống dữ liệu. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cán bộ hướng dẫn doanh nghiệp bổ sung, hoàn thiện theo quy định.

Bước 4: Nhận kết quả

Thời gian giải quyết thủ tục thay đổi tên công ty với bảo hiểm xã hội là không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Kết quả là thông tin tên đơn vị mới được cập nhật trên hệ thống quản lý của cơ quan bảo hiểm xã hội. Doanh nghiệp có thể kiểm tra thông tin qua Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc liên hệ trực tiếp cơ quan bảo hiểm xã hội nơi nộp hồ sơ.

2. Trường hợp phải thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty với bảo hiểm xã hội

Không phải mọi thay đổi về tên gọi đều bắt buộc phải thực hiện thủ tục với cơ quan bảo hiểm xã hội. Doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ tục này khi việc thay đổi tên đã được Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư chấp thuận và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới. Các trường hợp cụ thể bao gồm:

• Doanh nghiệp chủ động thay đổi tên theo nhu cầu quản trị, chiến lược thương hiệu.
• Doanh nghiệp thay đổi tên do tổ chức lại doanh nghiệp như hợp nhất, sáp nhập, chia, tách.
• Doanh nghiệp thay đổi tên theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền do vi phạm quy định về đặt tên.

Trong mọi trường hợp, sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty với bảo hiểm xã hội để đảm bảo dữ liệu quản lý thu – chi bảo hiểm được thống nhất.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi thay đổi tên công ty với bảo hiểm xã hội

Để thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty với bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định tại Quyết định 366/QĐ-BHXH 2026. Hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai điều chỉnh thông tin đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp (Mẫu TK3-TS).
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới đã thay đổi tên, có đóng dấu treo của doanh nghiệp.
• Bản sao Quyết định thay đổi tên công ty của chủ sở hữu hoặc Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông.
• Bản sao Biên bản họp về việc thay đổi tên công ty (nếu có).
• Văn bản ủy quyền và bản sao căn cước công dân của người được ủy quyền (trong trường hợp người đại diện theo pháp luật không trực tiếp nộp hồ sơ).

Lưu ý thực tế: Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thông tin trên Tờ khai TK3-TS, đặc biệt là mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội. Mã số này không thay đổi khi doanh nghiệp đổi tên, chỉ có tên đơn vị được cập nhật mới. Việc kê khai sai mã số có thể dẫn đến nhầm lẫn dữ liệu với đơn vị khác.

4. Chi phí thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty với bảo hiểm xã hội

Theo quy định hiện hành, thủ tục thay đổi tên công ty với bảo hiểm xã hội không phát sinh lệ phí nhà nước. Doanh nghiệp không phải nộp bất kỳ khoản phí nào cho cơ quan bảo hiểm xã hội khi thực hiện điều chỉnh thông tin đơn vị. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí cho các hoạt động liên quan như:

• Chi phí công chứng, chứng thực bản sao các giấy tờ trong hồ sơ.
• Chi phí đi lại, gửi hồ sơ qua đường bưu điện (nếu áp dụng).
• Chi phí thuê đơn vị tư vấn, dịch vụ hỗ trợ thực hiện thủ tục (nếu doanh nghiệp có nhu cầu).

Mức chi phí thuê dịch vụ tư vấn phụ thuộc vào từng đơn vị cung cấp và phạm vi công việc được ủy quyền. Doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn đơn vị uy tín để đảm bảo thủ tục được thực hiện đúng hạn, tránh phát sinh các khoản phạt do chậm trễ.

5. Dịch vụ hỗ trợ thay đổi tên công ty với bảo hiểm xã hội tại Luật ACC

Việc tự thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty với bảo hiểm xã hội có thể gặp nhiều khó khăn đối với doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm. Sử dụng dịch vụ hỗ trợ tại Luật ACC mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp không phải phát sinh các khoản chi phí phát sinh do hồ sơ sai sót, phải nộp lại nhiều lần hoặc bị xử phạt do chậm trễ.
• Đội ngũ chuyên gia: Luật ACC có đội ngũ chuyên viên am hiểu sâu về lĩnh vực bảo hiểm xã hội, thường xuyên cập nhật các quy định mới nhất.
• Tư vấn chuyên sâu: Doanh nghiệp được tư vấn chi tiết về hồ sơ, quy trình, thời hạn và các vấn đề pháp lý liên quan đến việc thay đổi tên công ty.
• Hỗ trợ toàn diện: Luật ACC hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ, theo dõi tiến độ xử lý đến khi hoàn tất thủ tục.

6. Câu hỏi thường gặp

Thời hạn thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty với bảo hiểm xã hội là bao lâu?

Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin đơn vị trong vòng 30 ngày kể từ ngày Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới có hiệu lực. Việc chậm trễ có thể dẫn đến bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định.

Mã số đơn vị bảo hiểm xã hội có thay đổi khi công ty đổi tên không?

Mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội không thay đổi khi doanh nghiệp thay đổi tên. Cơ quan bảo hiểm xã hội chỉ cập nhật thông tin tên đơn vị mới trên hệ thống dữ liệu, các thông tin khác như mã số, lịch sử tham gia bảo hiểm của người lao động được giữ nguyên.

Có thể nộp hồ sơ thay đổi tên công ty với bảo hiểm xã hội qua mạng không?

Có. Doanh nghiệp đã đăng ký tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan bảo hiểm xã hội có thể nộp hồ sơ qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Hồ sơ điện tử cần được ký số theo quy định và đính kèm đầy đủ các giấy tờ cần thiết.

Thay đổi tên công ty với bảo hiểm xã hội là thủ tục bắt buộc mà doanh nghiệp cần thực hiện đúng hạn để đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác, quý khách hàng vui lòng liên hệ Luật ACC để được tư vấn chi tiết và đồng hành trong suốt quá trình thực hiện thủ tục.