Thành lập công ty tại canada là bước khởi đầu quan trọng đối với nhà đầu tư muốn mở rộng hoạt động kinh doanh ra thị trường Bắc Mỹ. Canada sở hữu môi trường pháp lý minh bạch, chính sách thuế cạnh tranh và hệ sinh thái khởi nghiệp phát triển bậc nhất thế giới. Việc nắm vững quy trình, hồ sơ và chi phí ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và tiết kiệm thời gian đáng kể. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, đồng hành cùng Luật ACC.

1. Hướng dẫn thủ tục thành lập công ty tại Canada mới

Thủ tục thành lập công ty tại Canada được thực hiện theo khung pháp lý liên bang hoặc pháp luật doanh nghiệp của từng tỉnh bang. Nhà đầu tư có thể lựa chọn thành lập công ty cấp liên bang (federal incorporation) theo Canada Business Corporations Act (CBCA) hoặc thành lập công ty cấp tỉnh bang theo quy định của tỉnh bang dự kiến hoạt động. Việc lựa chọn cấp độ thành lập có thể ảnh hưởng đến yêu cầu về giám đốc, đăng ký hoạt động tại các tỉnh bang khác và chi phí duy trì doanh nghiệp.

Đối với công ty liên bang, nhà đầu tư có thể thực hiện thủ tục trực tuyến với Corporations Canada. Hiện phí thành lập trực tuyến là 200 CAD và thời gian xử lý tiêu chuẩn được công bố là 1 ngày làm việc; trường hợp sử dụng dịch vụ nhanh có thể phát sinh thêm phí. Việc tra cứu tên doanh nghiệp cũng đã được tích hợp trong quy trình thành lập trực tuyến đối với tên chữ, nên không phải mọi trường hợp đều phải đặt một báo cáo NUANS riêng trước khi nộp hồ sơ.

Quy trình thành lập công ty tại Canada về cơ bản bao gồm các bước chuẩn bị tên, xác định cơ cấu doanh nghiệp, chuẩn bị hồ sơ, nộp đơn đăng ký, nhận giấy chứng nhận thành lập và thực hiện các đăng ký sau thành lập.

Bước 1: Tra cứu và lựa chọn tên doanh nghiệp

Nhà đầu tư lựa chọn tên dự kiến và kiểm tra khả năng sử dụng tên theo quy định của cơ quan đăng ký. Đối với công ty liên bang đăng ký trực tuyến bằng tên chữ, việc kiểm tra tên được thực hiện ngay trong quy trình thành lập. Trường hợp lựa chọn hình thức hoặc phương thức đăng ký khác, yêu cầu về báo cáo tra cứu tên có thể thay đổi tùy quy định áp dụng.

Tên doanh nghiệp cần đáp ứng yêu cầu về tính phân biệt và không gây nhầm lẫn với tên hoặc nhãn hiệu đã tồn tại theo quy định áp dụng tại cấp đăng ký tương ứng.

Bước 2: Xác định cơ cấu và chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Nhà đầu tư xác định tỉnh bang hoặc cấp liên bang nơi thành lập, địa chỉ trụ sở đăng ký, số lượng và thông tin giám đốc, cơ cấu cổ phần và thông tin của cổ đông. Hồ sơ thành lập liên bang bao gồm các thông tin theo Articles of Incorporation và các biểu mẫu liên quan về địa chỉ đăng ký, giám đốc và người có quyền kiểm soát đáng kể.

Đối với công ty liên bang, ít nhất 25% giám đốc phải là resident Canadians; nếu công ty có dưới 4 giám đốc thì phải có ít nhất 1 người là resident Canadian, trừ các trường hợp có quy định đặc thù.

Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký

Hồ sơ được nộp trực tuyến hoặc theo phương thức được cơ quan đăng ký chấp nhận. Với công ty thành lập theo cấp liên bang, hồ sơ được nộp cho Corporations Canada; nếu thành lập theo tỉnh bang, hồ sơ được nộp cho cơ quan đăng ký doanh nghiệp tương ứng của tỉnh bang.

Thời gian xử lý phụ thuộc vào cấp đăng ký, phương thức nộp và tình trạng hồ sơ. Đối với thành lập liên bang trực tuyến, Corporations Canada hiện công bố thời gian xử lý tiêu chuẩn là 1 ngày làm việc.

Bước 4: Nhận giấy chứng nhận thành lập

Sau khi hồ sơ được chấp thuận, cơ quan đăng ký cấp Certificate of Incorporation và các tài liệu liên quan. Đây là căn cứ xác nhận công ty đã được thành lập theo pháp luật của cấp đăng ký tương ứng.

Bước 5: Thực hiện các thủ tục sau thành lập

Sau khi thành lập, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục liên quan đến Business Number (BN) và các tài khoản chương trình thuế cần thiết. CRA xác định BN là mã số chuẩn để doanh nghiệp giao dịch với các chương trình của liên bang, tỉnh bang, vùng lãnh thổ và địa phương; doanh nghiệp thành lập công ty thuộc trường hợp cần BN.

Tùy hoạt động thực tế, doanh nghiệp có thể phải đăng ký tài khoản GST/HST, tài khoản khấu trừ tiền lương và các chương trình thuế khác. Nghĩa vụ đăng ký GST/HST phụ thuộc vào hoạt động chịu thuế và điều kiện áp dụng, không phải mọi doanh nghiệp đều tự động phải đăng ký ngay khi thành lập.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần thực hiện các nghĩa vụ về báo cáo thường niên, thuế, lao động và giấy phép chuyên ngành nếu hoạt động thuộc lĩnh vực có điều kiện.

2. Yêu cầu pháp lý khi thành lập công ty tại Canada

Để thành lập công ty tại Canada, nhà đầu tư cần đáp ứng các yêu cầu pháp lý tùy theo cấp độ đăng ký và tỉnh bang lựa chọn.

Đối với công ty cấp liên bang, doanh nghiệp phải có ít nhất một giám đốc và thông thường ít nhất 25% số giám đốc phải là resident Canadians; trường hợp có dưới 4 giám đốc thì phải có ít nhất một resident Canadian. Đây là yêu cầu theo Canada Business Corporations Act và được Corporations Canada hướng dẫn khi đăng ký doanh nghiệp.

Một số tỉnh bang có quy định khác về cư trú của giám đốc. Chẳng hạn, Nova Scotia hiện không đặt yêu cầu giám đốc phải cư trú tại Canada, trong khi doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng các yêu cầu về registered office và recognized agent tại tỉnh bang này. Vì vậy, nhà đầu tư nước ngoài cần kiểm tra quy định cụ thể của tỉnh bang thay vì áp dụng một điều kiện chung cho toàn Canada.

Công ty cũng phải có địa chỉ trụ sở đăng ký phù hợp với cấp đăng ký. Đồng thời, nhà đầu tư cần xác định cơ cấu cổ phần, cổ đông, giám đốc và loại hình doanh nghiệp phù hợp với mục tiêu hoạt động. Các yêu cầu về tên doanh nghiệp, tài liệu thành lập và cơ cấu quản trị cũng có thể khác nhau giữa cấp liên bang và từng tỉnh bang.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi thành lập công ty tại Canada

Hồ sơ thành lập công ty tại Canada bao gồm các tài liệu chủ yếu sau:

• Đơn đăng ký thành lập công ty (Articles of Incorporation) theo cấp liên bang hoặc tỉnh bang lựa chọn.
• Tên doanh nghiệp và thông tin tra cứu tên theo yêu cầu của cơ quan đăng ký.
• Thông tin địa chỉ trụ sở đăng ký của công ty tại Canada.
• Danh sách giám đốc kèm thông tin cá nhân và địa chỉ theo yêu cầu.
• Thông tin về cổ đông sáng lập, số lượng cổ phần và cơ cấu sở hữu.
• Thông tin về người có quyền kiểm soát đáng kể (Individuals with Significant Control) nếu thuộc trường hợp phải khai báo.
• Điều lệ và các tài liệu quản trị nội bộ cần thiết theo loại hình, cấp đăng ký.
• Giấy ủy quyền hoặc tài liệu liên quan nếu nhà đầu tư sử dụng người đại diện thực hiện thủ tục.

Đối với nhà đầu tư nước ngoài, các giấy tờ cá nhân và tài liệu của doanh nghiệp Việt Nam cần được chuẩn bị theo yêu cầu của cơ quan đăng ký hoặc đơn vị tiếp nhận hồ sơ. Tùy trường hợp, tài liệu không bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp có thể cần được dịch theo yêu cầu áp dụng.

Ngoài hồ sơ thành lập, doanh nghiệp có thể cần chuẩn bị thêm tài liệu cho thủ tục đăng ký thuế, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký lao động hoặc xin giấy phép chuyên ngành tùy vào ngành nghề và địa điểm hoạt động.

4. Chi phí thực hiện thành lập công ty tại Canada

Chi phí thành lập công ty tại Canada phụ thuộc vào cấp độ đăng ký và tỉnh bang lựa chọn. Đối với công ty cấp liên bang, phí thành lập trực tuyến hiện là 200 CAD, với thời gian xử lý tiêu chuẩn là 1 ngày làm việc; dịch vụ nhanh có thể phát sinh thêm 100 CAD. Phí này là lệ phí đăng ký của Corporations Canada, chưa bao gồm các khoản chi phí dịch vụ hoặc chi phí khác của doanh nghiệp.

Đối với công ty cấp tỉnh bang, mỗi tỉnh bang áp dụng mức phí riêng. Ngoài phí đăng ký, nhà đầu tư có thể phát sinh chi phí tra cứu tên, dịch thuật, công chứng hoặc chứng nhận tài liệu, địa chỉ đăng ký, người đại diện hoặc recognized agent nếu pháp luật tỉnh bang yêu cầu.

Chi phí duy trì hàng năm cũng là khoản cần tính đến, bao gồm phí báo cáo thường niên, phí gia hạn đăng ký tại một số tỉnh bang, chi phí kế toán, kê khai thuế và các chi phí tuân thủ khác. Vì vậy, tổng chi phí thực tế cần được xác định dựa trên tỉnh bang, mô hình doanh nghiệp và nhu cầu dịch vụ của nhà đầu tư.

5. Dịch vụ thành lập công ty tại Canada tại Luật ACC

Sử dụng dịch vụ thành lập công ty tại Canada tại Luật ACC giúp nhà đầu tư có thêm đơn vị hỗ trợ trong quá trình chuẩn bị hồ sơ và thực hiện các công việc liên quan đến thủ tục thành lập doanh nghiệp. Luật ACC hỗ trợ:

• Tư vấn phương án thành lập: Chuyên viên tiếp nhận thông tin về quốc tịch nhà đầu tư, ngành nghề, địa điểm dự kiến và mục tiêu kinh doanh để tư vấn lựa chọn hình thức thành lập phù hợp.
• Tư vấn hồ sơ: Hướng dẫn chuẩn bị thông tin về tên doanh nghiệp, địa chỉ đăng ký, giám đốc, cổ đông, cơ cấu cổ phần và các tài liệu cần thiết.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ: Hỗ trợ hoàn thiện các biểu mẫu, tài liệu đăng ký và các giấy tờ liên quan theo yêu cầu của cấp đăng ký được lựa chọn.
• Hỗ trợ thủ tục đăng ký: Hỗ trợ nhà đầu tư trong quá trình nộp hồ sơ và theo dõi tình trạng xử lý với cơ quan đăng ký hoặc đơn vị có thẩm quyền tại Canada trong phạm vi dịch vụ.
• Hỗ trợ thủ tục sau thành lập: Hướng dẫn các công việc liên quan đến Business Number, tài khoản thuế, GST/HST và các thủ tục cần thiết khác tùy theo hoạt động thực tế của doanh nghiệp.

6. Câu hỏi thường gặp

Người nước ngoài có thể thành lập công ty tại Canada mà không cần cư trú không?

Người nước ngoài có thể thành lập công ty tại Canada mà không nhất thiết phải cư trú tại Canada. Tuy nhiên, yêu cầu về cư trú của giám đốc phụ thuộc vào cấp đăng ký và tỉnh bang lựa chọn. Đối với công ty liên bang, thông thường phải có ít nhất 25% giám đốc là resident Canadians; nếu có dưới 4 giám đốc thì phải có ít nhất một resident Canadian. Một số tỉnh bang như Nova Scotia không yêu cầu giám đốc cư trú tại Canada.

Thời gian hoàn tất thủ tục thành lập công ty tại Canada là bao lâu?

Thời gian phụ thuộc vào cấp đăng ký, phương thức nộp hồ sơ và tình trạng hồ sơ. Đối với công ty liên bang nộp trực tuyến, Corporations Canada hiện công bố thời gian xử lý tiêu chuẩn là 1 ngày làm việc; các thủ tục về thuế, ngân hàng, giấy phép và đăng ký tại tỉnh bang nếu có sẽ có thời gian xử lý riêng.

Có bắt buộc phải có văn phòng thực tế tại Canada để thành lập công ty không?

Công ty cần có địa chỉ registered office đáp ứng yêu cầu của cấp đăng ký hoặc tỉnh bang lựa chọn. Địa chỉ này có chức năng tiếp nhận thông báo và tài liệu chính thức của doanh nghiệp. Việc địa chỉ có phải là văn phòng làm việc thực tế hay có thể sử dụng địa chỉ cung cấp dịch vụ cần được kiểm tra theo quy định cụ thể của tỉnh bang và loại hình đăng ký.

Thành lập công ty tại canada đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ, am hiểu quy định pháp lý liên bang và tỉnh bang, cùng kế hoạch tài chính rõ ràng. Để đảm bảo quy trình diễn ra thuận lợi và tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ pháp lý, hãy liên hệ Luật ACC để được tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ toàn diện ngay hôm nay.