Thành lập chi nhánh công ty tại nhật bản là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp Việt Nam mở rộng thị trường, tiếp cận khách hàng và đối tác tại một trong những nền kinh tế phát triển hàng đầu thế giới. Tuy nhiên, thủ tục pháp lý tại Nhật Bản có nhiều điểm khác biệt so với Việt Nam, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và am hiểu quy định sở tại. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, đầy đủ về quy trình, hồ sơ và chi phí, đồng hành cùng Luật ACC.

1. Thủ tục thành lập chi nhánh công ty tại Nhật Bản đầy đủ

Thủ tục thành lập chi nhánh công ty tại Nhật Bản được thực hiện theo Luật Công ty Nhật Bản (Companies Act) và các quy định về đăng ký thương mại. Về bản chất, chi nhánh của công ty nước ngoài tại Nhật Bản không phải là một pháp nhân độc lập với công ty mẹ. Khi công ty nước ngoài muốn tiến hành giao dịch liên tục tại Nhật Bản, công ty phải chỉ định người đại diện tại Nhật Bản và thực hiện đăng ký theo quy định.

Quy trình thực hiện bao gồm các bước chính sau:

Bước 1: Xác định người đại diện tại Nhật Bản

Công ty mẹ phải chỉ định người đại diện tại Nhật Bản theo quy định. Đối với trường hợp đăng ký hoạt động của công ty nước ngoài tại Nhật Bản, ít nhất một người đại diện phải có địa chỉ tại Nhật Bản. Người đại diện thực hiện các công việc liên quan đến đăng ký và đại diện cho công ty mẹ trong phạm vi hoạt động tại Nhật Bản.

Bước 2: Chuẩn bị và chứng nhận các giấy tờ của công ty mẹ

Các tài liệu của công ty mẹ tại Việt Nam cần được chuẩn bị theo yêu cầu của hồ sơ đăng ký tại Nhật Bản, trong đó có tài liệu chứng minh sự tồn tại của công ty mẹ, điều lệ hoặc tài liệu xác định loại hình và tính chất của công ty, tài liệu chứng minh việc bổ nhiệm người đại diện tại Nhật Bản và các tài liệu liên quan khác. Tài liệu bằng tiếng Việt cần được dịch sang tiếng Nhật và thực hiện việc chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự theo yêu cầu đối với từng loại giấy tờ.

Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký tại Cục Pháp vụ

Hồ sơ đăng ký được nộp tại Cục Pháp vụ (Legal Affairs Bureau) có thẩm quyền đối với địa điểm đặt cơ sở hoạt động tại Nhật Bản. Bộ Tư pháp Nhật Bản hiện công bố mẫu riêng cho thủ tục đăng ký người đại diện tại Nhật Bản và thủ tục đăng ký thành lập cơ sở hoạt động của công ty nước ngoài.

Thời gian giải quyết thực tế phụ thuộc vào tình trạng hồ sơ và yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa của cơ quan đăng ký. Do đó, doanh nghiệp nên dự trù thời gian cho cả giai đoạn chuẩn bị, dịch thuật, chứng nhận hồ sơ và đăng ký tại Nhật Bản.

Bước 4: Nhận kết quả đăng ký

Sau khi hồ sơ được chấp thuận và việc đăng ký hoàn tất, doanh nghiệp có thể yêu cầu cấp Giấy chứng nhận các nội dung đăng ký (Certificate of Registered Matters) để sử dụng làm căn cứ chứng minh thông tin đã được đăng ký tại Nhật Bản. Cục Pháp vụ thực hiện việc thẩm tra hồ sơ đăng ký và ghi nhận các thông tin đăng ký vào hệ thống đăng ký thương mại.

Bước 5: Thực hiện các thủ tục sau đăng ký

Sau khi hoàn tất đăng ký, chi nhánh cần thực hiện các thủ tục liên quan đến thuế, tài khoản ngân hàng và lao động, bảo hiểm tùy theo hoạt động thực tế. Công ty nước ngoài có cơ sở thường trú tại Nhật Bản thuộc trường hợp phải thực hiện các thủ tục khai báo thuế theo quy định của Cơ quan Thuế Nhật Bản.

Trường hợp có tuyển dụng người lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp thực hiện thủ tục tham gia bảo hiểm y tế và bảo hiểm hưu trí theo quy định. Người lao động nước ngoài nếu thuộc đối tượng tham gia cũng được áp dụng theo quy định tương ứng.

2. Điều kiện thành lập chi nhánh công ty tại Nhật Bản

Để thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh công ty tại Nhật Bản, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin và tài liệu chứng minh công ty mẹ được thành lập hợp pháp tại Việt Nam. Khi công ty nước ngoài tiến hành giao dịch liên tục tại Nhật Bản, Điều 933 Luật Công ty Nhật Bản yêu cầu thực hiện đăng ký đối với công ty nước ngoài và đăng ký người đại diện tại Nhật Bản.

Chi nhánh phải có địa điểm hoạt động rõ ràng tại Nhật Bản và có người đại diện tại Nhật Bản đáp ứng yêu cầu về địa chỉ. Người đại diện không nhất thiết phải là công dân Nhật Bản; trường hợp người đại diện là người nước ngoài cần xem xét thêm các yêu cầu về tư cách lưu trú và quyền thực hiện hoạt động tại Nhật Bản nếu trực tiếp làm việc, quản lý hoặc điều hành tại Nhật Bản.

Về ngành nghề kinh doanh, hoạt động của chi nhánh phải phù hợp với phạm vi kinh doanh của công ty mẹ và các quy định chuyên ngành của Nhật Bản. Một số lĩnh vực như tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, dược phẩm và các ngành nghề có điều kiện có thể phải đáp ứng thêm yêu cầu hoặc xin giấy phép của cơ quan quản lý chuyên ngành trước khi hoạt động.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi thành lập chi nhánh công ty tại Nhật Bản

Hồ sơ đăng ký thành lập chi nhánh công ty tại Nhật Bản đòi hỏi sự chính xác và đầy đủ. Các tài liệu cần chuẩn bị bao gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ;
• Điều lệ hoặc tài liệu xác định loại hình, tính chất của công ty mẹ;
• Quyết định hoặc tài liệu chứng minh việc bổ nhiệm người đại diện tại Nhật Bản;
• Giấy tờ chứng minh tư cách của người đại diện tại Nhật Bản;
• Tài liệu chứng minh địa chỉ, địa điểm hoạt động tại Nhật Bản;
• Tài liệu về phương thức công bố thông tin của công ty nước ngoài theo yêu cầu đăng ký;
• Đơn đăng ký thành lập cơ sở hoạt động của công ty nước ngoài theo mẫu của Cục Pháp vụ Nhật Bản;
• Các giấy tờ khác theo yêu cầu đối với từng trường hợp cụ thể.

Theo mẫu hồ sơ do Bộ Tư pháp Nhật Bản công bố, tài liệu đăng ký có thể bao gồm giấy tờ chứng minh sự tồn tại của công ty mẹ, giấy tờ chứng minh tư cách của người đại diện tại Nhật Bản, điều lệ hoặc tài liệu xác định tính chất của công ty và tài liệu chứng minh phương thức công bố thông tin.

Tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp cần được chuẩn bị theo yêu cầu về chứng nhận và sử dụng tại Nhật Bản. Tùy từng loại giấy tờ, doanh nghiệp có thể phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Nhật và chứng nhận bản dịch trước khi sử dụng trong hồ sơ đăng ký. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra yêu cầu đối với từng tài liệu trước khi chuẩn bị hồ sơ chính thức.

4. Chi phí thực hiện thành lập chi nhánh công ty tại Nhật Bản

Chi phí thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh công ty tại Nhật Bản bao gồm nhiều khoản mục khác nhau. Trong đó, lệ phí đăng ký và thuế đăng ký (Registration and License Tax) đối với đăng ký của công ty nước ngoài hiện được thể hiện trong mẫu đăng ký của Bộ Tư pháp Nhật Bản là 90.000 yên cho mỗi trường hợp đăng ký.

Chi phí dịch thuật và chứng nhận tài liệu phụ thuộc vào số lượng giấy tờ và đơn vị cung cấp dịch vụ. Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự cũng phát sinh tùy theo loại tài liệu và yêu cầu áp dụng. Ngoài ra, doanh nghiệp cần dự trù chi phí thuê văn phòng tại Nhật Bản, chi phí nhân sự, tài khoản ngân hàng, thuế và các chi phí vận hành khác.

Tổng chi phí thực tế có thể thay đổi tùy theo quy mô chi nhánh, địa điểm đặt trụ sở, số lượng tài liệu cần xử lý và ngành nghề kinh doanh. Doanh nghiệp nên xác định trước các khoản chi phí bắt buộc và chi phí hỗ trợ để chủ động chuẩn bị ngân sách.

5. Dịch vụ thành lập chi nhánh công ty tại Nhật Bản tại Luật ACC

Sử dụng dịch vụ thành lập chi nhánh công ty tại Nhật Bản tại Luật ACC giúp doanh nghiệp có thêm đơn vị hỗ trợ trong quá trình chuẩn bị hồ sơ và thực hiện các công việc liên quan đến thủ tục tại Nhật Bản. Luật ACC hỗ trợ doanh nghiệp:

• Tư vấn điều kiện và phương án thực hiện: Chuyên viên tiếp nhận thông tin về công ty mẹ, ngành nghề, địa điểm dự kiến và nhu cầu hoạt động để tư vấn hướng thực hiện phù hợp.
• Tư vấn hồ sơ: Hướng dẫn doanh nghiệp chuẩn bị giấy tờ của công ty mẹ, tài liệu về người đại diện, địa điểm hoạt động và các giấy tờ cần thiết khác.
• Hỗ trợ dịch thuật và hoàn thiện hồ sơ: Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc dịch thuật, chuẩn bị và hoàn thiện các tài liệu cần sử dụng tại Nhật Bản.
• Hỗ trợ thủ tục đăng ký: Hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ và phối hợp thực hiện các công việc cần thiết với đơn vị, chuyên gia hoặc cơ quan có thẩm quyền tại Nhật Bản trong phạm vi dịch vụ.
• Hỗ trợ sau đăng ký: Hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện các công việc liên quan đến thuế, tài khoản ngân hàng, lao động và bảo hiểm tùy theo tình hình hoạt động thực tế.

6. Câu hỏi thường gặp

Chi nhánh công ty tại Nhật Bản có được phép mở tài khoản ngân hàng không?

Chi nhánh của công ty nước ngoài tại Nhật Bản có thể thực hiện thủ tục mở tài khoản ngân hàng để phục vụ hoạt động kinh doanh sau khi hoàn tất các thủ tục đăng ký cần thiết. Ngân hàng có thể yêu cầu giấy tờ đăng ký của chi nhánh, giấy tờ của người đại diện, tài liệu về công ty mẹ và các tài liệu xác minh hoạt động kinh doanh tùy theo chính sách của từng ngân hàng.

Thời gian hoàn tất thủ tục thành lập chi nhánh công ty tại Nhật Bản mất bao lâu?

Tổng thời gian thực hiện phụ thuộc vào thời gian chuẩn bị, dịch thuật, chứng nhận và hợp pháp hóa tài liệu cũng như thời gian xử lý hồ sơ tại Nhật Bản. Cơ quan đăng ký Nhật Bản cho biết thời gian xử lý đăng ký thương mại có thể kéo dài từ vài ngày đến vài tuần tùy nội dung đăng ký. Vì vậy, doanh nghiệp nên dự trù thời gian phù hợp thay vì cố định một khoảng thời gian áp dụng cho mọi trường hợp.

Công ty mẹ có cần góp vốn tối thiểu khi thành lập chi nhánh tại Nhật Bản không?

Chi nhánh của công ty nước ngoài không phải là một pháp nhân độc lập nên không thực hiện việc góp vốn để hình thành vốn điều lệ như một công ty Nhật Bản độc lập. Tuy nhiên, công ty mẹ cần chủ động chuẩn bị nguồn tài chính để chi nhánh có thể thanh toán các khoản chi phí thuê địa điểm, nhân sự, thuế và vận hành trong quá trình hoạt động. Trường hợp người đại diện cần thực hiện hoạt động tại Nhật Bản, các yêu cầu riêng về tư cách lưu trú cũng cần được xem xét theo từng trường hợp.

Thành lập chi nhánh công ty tại nhật bản là quá trình đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ pháp lý, tuân thủ đúng quy trình đăng ký và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của cơ quan chức năng Nhật Bản. Để đảm bảo thủ tục diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và đúng quy định, doanh nghiệp nên tìm đến sự hỗ trợ từ các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp. Liên hệ Luật ACC ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết và đồng hành trọn gói trong hành trình mở rộng kinh doanh tại thị trường Nhật Bản.