Thủ tục hải quan tái nhập hàng xuất khẩu bị trả lại

Tái nhập hàng xuất khẩu bị trả lại là thủ tục pháp lý phát sinh khi hàng hóa đã hoàn tất xuất khẩu nhưng bị đối tác nước ngoài từ chối nhận hoặc trả về do vi phạm hợp đồng, không đạt tiêu chuẩn chất lượng. Việc nắm vững quy định giúp doanh nghiệp xử lý kịp thời, tránh phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi và bảo đảm tuân thủ pháp luật hải quan. Trong bài viết này, Luật ACC sẽ phân tích chi tiết các khía cạnh pháp lý liên quan đến thủ tục này.

Mục Lục

1. Thủ tục hải quan tái nhập hàng xuất khẩu bị trả lại

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu bị trả lại được thực hiện theo quy định tại Luật Hải quan 2014, sửa đổi 2026, Nghị định 167/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 08/2015/NĐ-CP và Thông tư 39/2018/TT-BTC sửa đổi Thông tư 38/2015/TT-BTC. Quy trình thực hiện tái nhập hàng xuất khẩu bị trả lại được tiến hành theo các bước tuần tự sau đây:

Bước 1: Tiếp nhận thông báo trả lại hàng từ đối tác nước ngoài

Doanh nghiệp nhận được văn bản thông báo trả lại hàng từ phía đối tác nước ngoài, trong đó nêu rõ lý do trả hàng, số lượng, chủng loại hàng hóa bị trả lại và thời gian dự kiến hàng về đến Việt Nam. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ nội dung thông báo, đối chiếu với hợp đồng xuất khẩu ban đầu để xác định trách nhiệm của các bên và phương án xử lý phù hợp.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ hải quan

Doanh nghiệp tập hợp đầy đủ các chứng từ theo quy định bao gồm tờ khai xuất khẩu gốc, hóa đơn thương mại, vận đơn, văn bản thông báo trả lại hàng, hợp đồng xuất khẩu và các chứng từ liên quan khác. Việc chuẩn bị hồ sơ cần được thực hiện trước khi hàng hóa về đến cảng để tiết kiệm thời gian thông quan.

Bước 3: Khai báo hải quan điện tử

Doanh nghiệp truy cập hệ thống khai hải quan điện tử, khai báo tờ khai nhập khẩu theo loại hình hàng hóa xuất khẩu bị trả lại. Các thông tin khai báo phải chính xác, trung thực và đầy đủ theo các tiêu chí trên tờ khai. Sau khi khai báo, hệ thống sẽ tự động phân luồng tờ khai theo mức độ rủi ro.

Bước 4: Nộp hồ sơ giấy cho cơ quan hải quan

Tùy theo kết quả phân luồng, doanh nghiệp nộp hồ sơ giấy cho Chi cục Hải quan nơi hàng hóa về đến hoặc nơi doanh nghiệp đăng ký làm thủ tục. Cơ quan hải quan tiếp nhận, kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ. Thời gian kiểm tra hồ sơ thông thường là trong vòng 02 giờ làm việc kể từ khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ đối với luồng vàng.

Bước 5: Kiểm tra thực tế hàng hóa nếu thuộc diện phải kiểm tra

Đối với tờ khai phân luồng đỏ, cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa để đối chiếu với khai báo của doanh nghiệp. Việc kiểm tra thực tế được thực hiện tại địa điểm kiểm tra hải quan, kho bãi hoặc cảng. Doanh nghiệp có trách nhiệm bố trí nhân sự, phương tiện phục vụ việc kiểm tra và chứng kiến quá trình kiểm tra.

Bước 6: Hoàn thành nghĩa vụ thuế và nhận hàng

Sau khi hồ sơ được chấp nhận và hàng hóa được thông quan, doanh nghiệp hoàn thành các nghĩa vụ thuế theo quy định nếu có phát sinh. Trường hợp hàng hóa được miễn thuế nhập khẩu, doanh nghiệp vẫn phải kê khai đầy đủ để cơ quan hải quan xác nhận miễn thuế. Cuối cùng, doanh nghiệp nhận hàng hóa từ kho bãi và đưa về kho của doanh nghiệp.

2. Điều kiện áp dụng thủ tục tái nhập hàng xuất khẩu bị trả lại

Thứ nhất, hàng hóa tái nhập phải là hàng hóa đã thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu tại Việt Nam. Doanh nghiệp phải xuất trình được tờ khai hải quan xuất khẩu gốc hoặc bản sao có xác nhận của cơ quan hải quan nơi làm thủ tục xuất khẩu.

Thứ hai, hàng hóa tái nhập phải còn nguyên trạng so với khi xuất khẩu. Nguyên trạng được hiểu là hàng hóa không bị thay đổi về bản chất, hình dạng, công năng sử dụng so với thời điểm xuất khẩu. Trường hợp hàng hóa bị hư hỏng, biến chất trong quá trình vận chuyển hoặc lưu kho tại nước ngoài, doanh nghiệp cần có biên bản giám định hoặc chứng từ chứng minh nguyên nhân khách quan.

Thứ ba, phải có văn bản hoặc thông báo của đối tác nước ngoài về việc trả lại hàng hóa. Thứ tư, hàng hóa tái nhập không thuộc danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu theo quy định pháp luật Việt Nam tại thời điểm tái nhập. Trường hợp hàng hóa thuộc danh mục quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp phải có giấy phép hoặc văn bản cho phép của cơ quan quản lý chuyên ngành trước khi làm thủ tục tái nhập.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi tái nhập hàng xuất khẩu bị trả lại

Hồ sơ hải quan đối với hàng hóa tái nhập bị trả lại được quy định tại Thông tư 39/2018/TT-BTC sửa đổi Thông tư 38/2015/TT-BTC, cụ thể:

Tờ khai hải quan nhập khẩu theo loại hình hàng hóa xuất khẩu bị trả lại, khai báo đầy đủ các tiêu chí theo quy định.
Tờ khai hải quan xuất khẩu gốc hoặc bản sao có xác nhận của cơ quan hải quan nơi đã làm thủ tục xuất khẩu trước đó.
Hóa đơn thương mại do phía nước ngoài phát hành hoặc hóa đơn do doanh nghiệp Việt Nam phát hành đối với lô hàng tái nhập.
Vận đơn đường biển, vận đơn hàng không hoặc chứng từ vận tải tương đương thể hiện hành trình vận chuyển hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam.
Văn bản thông báo trả lại hàng của đối tác nước ngoài, nêu rõ lý do trả hàng và các thông tin liên quan đến lô hàng.
Hợp đồng mua bán hàng hóa xuất khẩu ban đầu và các phụ lục sửa đổi, bổ sung nếu có.
Chứng từ thanh toán quốc tế liên quan đến lô hàng xuất khẩu và việc hoàn trả tiền hàng nếu có phát sinh.
Giấy phép nhập khẩu hoặc văn bản cho phép của cơ quan quản lý chuyên ngành đối với hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành.
Biên bản giám định chất lượng, số lượng hàng hóa nếu hàng hóa bị trả lại do không đạt tiêu chuẩn chất lượng.

4. Chi phí thực hiện thủ tục tái nhập hàng xuất khẩu bị trả lại

Các khoản chi phí bao gồm:

Chi phí vận chuyển quốc tế là khoản chi phí lớn nhất, bao gồm cước vận tải đường biển hoặc đường hàng không từ nước ngoài về Việt Nam.
Chi phí lưu kho, lưu bãi tại cảng phát sinh khi hàng hóa về đến Việt Nam nhưng chưa hoàn thành thủ tục hải quan. Thời gian lưu kho càng kéo dài thì chi phí càng tăng, do đó doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ trước khi hàng về để rút ngắn thời gian thông quan. Ngoài ra còn có chi phí nâng hạ container, chi phí kiểm hóa nếu lô hàng bị phân luồng vàng hoặc đỏ.
Thuế nhập khẩu và các loại thuế khác là vấn đề doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Theo quy định tại Nghị định 167/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 08/2015/NĐ-CP, hàng hóa xuất khẩu bị trả lại được miễn thuế nhập khẩu nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về nguyên trạng và có đầy đủ chứng từ chứng minh.

5. Dịch vụ tư vấn tái nhập hàng xuất khẩu bị trả lại tại Luật ACC

Sử dụng dịch vụ tại Luật ACC mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

Tiết kiệm chi phí: Luật ACC hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu các khoản chi phí phát sinh không cần thiết như chi phí lưu kho, lưu bãi kéo dài và chi phí xử lý vi phạm hành chính.
Đội ngũ chuyên gia: Luật ACC có đội ngũ chuyên viên pháp lý am hiểu sâu sắc lĩnh vực hải quan, thường xuyên cập nhật các quy định mới nhất để tư vấn chính xác cho doanh nghiệp.
Tư vấn chuyên sâu: Luật ACC phân tích chi tiết từng trường hợp cụ thể, đưa ra giải pháp phù hợp với đặc thù hàng hóa và tình huống phát sinh của từng doanh nghiệp.
Hỗ trợ toàn diện: Luật ACC đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình từ chuẩn bị hồ sơ, khai báo hải quan đến giải quyết các vướng mắc phát sinh với cơ quan hải quan.

6. Câu hỏi thường gặp

Hàng hóa xuất khẩu bị trả lại có được miễn thuế nhập khẩu không?

Hàng hóa xuất khẩu bị trả lại được miễn thuế nhập khẩu nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định tại Nghị định 167/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 08/2015/NĐ-CP. Cụ thể, hàng hóa phải còn nguyên trạng so với khi xuất khẩu, có đầy đủ chứng từ chứng minh nguồn gốc xuất khẩu và văn bản thông báo trả lại hàng của đối tác nước ngoài.

Thời hạn tái nhập hàng xuất khẩu bị trả lại là bao lâu?

Pháp luật hải quan hiện hành không quy định thời hạn cụ thể cho việc tái nhập hàng xuất khẩu bị trả lại.

Cơ quan nào tiếp nhận hồ sơ tái nhập hàng xuất khẩu bị trả lại?

Hồ sơ tái nhập hàng xuất khẩu bị trả lại được nộp tại Chi cục Hải quan nơi hàng hóa về đến hoặc Chi cục Hải quan nơi doanh nghiệp đăng ký làm thủ tục hải quan.

Tái nhập hàng xuất khẩu bị trả lại là thủ tục pháp lý đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm vững quy định và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để bảo đảm quá trình thông quan thuận lợi. Để được hỗ trợ chi tiết về hồ sơ, quy trình và các vấn đề phát sinh, quý khách hàng vui lòng liên hệ Luật ACC để được tư vấn kịp thời và chính xác.