Giảm vốn điều lệ công ty tnhh 1 thành viên là thủ tục pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp tái cấu trúc nguồn vốn phù hợp với thực trạng kinh doanh. Việc thực hiện đúng trình tự không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động. Bài viết dưới đây, Luật ACC sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, hồ sơ và những lưu ý cần thiết.

1. Thủ tục giảm vốn điều lệ công ty TNHH 1 thành viên chuẩn

Quy trình thực hiện giảm vốn điều lệ công ty TNHH 1 thành viên được tiến hành theo các bước tuần tự sau đây.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ giảm vốn điều lệ

Doanh nghiệp tiến hành rà soát tình hình tài chính, xác định mức vốn cần giảm và phương án xử lý phần vốn giảm. Sau đó, soạn thảo đầy đủ các văn bản theo quy định bao gồm quyết định của chủ sở hữu, biên bản họp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và các giấy tờ liên quan.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính. Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Thời gian xử lý hồ sơ là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

Bước 3: Nhận kết quả và công bố thông tin

Sau khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với mức vốn điều lệ đã được điều chỉnh. Đồng thời, doanh nghiệp phải thực hiện công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận mới.

Bước 4: Cập nhật thông tin tại các cơ quan liên quan

Doanh nghiệp cần thông báo và cập nhật thông tin vốn điều lệ mới tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp, ngân hàng nơi mở tài khoản và các đối tác có liên quan để đảm bảo tính thống nhất trong quản lý và giao dịch.

2. Điều kiện giảm vốn điều lệ công ty TNHH 1 thành viên

Để thực hiện thủ tục giảm vốn điều lệ công ty TNHH 1 thành viên, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý sau đây.

Thứ nhất, công ty phải hoạt động kinh doanh liên tục từ đủ 02 năm trở lên kể từ ngày đăng ký thành lập doanh nghiệp đối với trường hợp hoàn trả một phần vốn góp cho chủ sở hữu. Điều kiện này nhằm đảm bảo doanh nghiệp đã có thời gian hoạt động ổn định trước khi thực hiện việc rút vốn.

Thứ hai, sau khi giảm vốn điều lệ, công ty vẫn phải bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác. Doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ các khoản nợ đến hạn, nợ chưa đến hạn và các nghĩa vụ tài chính khác để xác định khả năng thanh toán sau khi giảm vốn.

Thứ ba, mức vốn điều lệ sau khi giảm không được thấp hơn mức vốn pháp định đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện về vốn. Ví dụ, đối với ngành nghề kinh doanh bất động sản, mức vốn pháp định theo quy định hiện hành là 20 tỷ đồng, do đó công ty không thể giảm vốn điều lệ xuống dưới mức này.

Thứ tư, đối với trường hợp giảm vốn do chủ sở hữu chưa góp đủ vốn, công ty phải thực hiện điều chỉnh giảm vốn điều lệ tương ứng với phần vốn góp chưa góp đủ trong thời hạn quy định. Việc này nhằm phản ánh đúng thực trạng vốn góp thực tế của doanh nghiệp.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi giảm vốn điều lệ công ty TNHH 1 thành viên

Hồ sơ đăng ký thay đổi vốn điều lệ cần được chuẩn bị đầy đủ và chính xác theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Cụ thể bao gồm các giấy tờ sau:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của công ty ký.
• Quyết định của chủ sở hữu công ty về việc giảm vốn điều lệ, trong đó nêu rõ lý do giảm vốn, mức vốn giảm, mức vốn điều lệ mới và phương án xử lý phần vốn giảm.
• Biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với trường hợp công ty TNHH 1 thành viên có Hội đồng thành viên, hoặc biên bản họp của chủ sở hữu đối với trường hợp chủ sở hữu là tổ chức.
• Báo cáo tài chính gần nhất đã được kiểm toán hoặc báo cáo tài chính nội bộ thể hiện tình hình tài chính của công ty tại thời điểm đề nghị giảm vốn.
• Văn bản cam kết của chủ sở hữu về việc bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác sau khi giảm vốn điều lệ.
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản gốc để cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin mới.
• Giấy ủy quyền và bản sao giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền trong trường hợp người đại diện theo pháp luật không trực tiếp nộp hồ sơ.

Lưu ý thực tế, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ thành 02 bộ để thuận tiện cho việc đối chiếu và lưu trữ. Các văn bản cần được đóng dấu đầy đủ và ký đúng thẩm quyền theo quy định tại Điều lệ công ty.

4. Chi phí thực hiện giảm vốn điều lệ công ty TNHH 1 thành viên

Chi phí thực hiện thủ tục giảm vốn điều lệ công ty TNHH 1 thành viên bao gồm các khoản chính sau đây.

Lệ phí đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định tại Thông tư 68/2025/TT-BTC. Mức lệ phí này được quy định thống nhất trên toàn quốc và doanh nghiệp nộp trực tiếp hoặc qua cổng dịch vụ công trực tuyến.

Chi phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là nghĩa vụ bắt buộc sau khi hồ sơ thay đổi được chấp thuận, nhằm công khai thông tin thay đổi vốn điều lệ đến các bên liên quan.

Chi phí dịch vụ tư vấn pháp lý nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của các tổ chức hành nghề luật. Mức chi phí này phụ thuộc vào phạm vi công việc, mức độ phức tạp của hồ sơ và thỏa thuận giữa hai bên.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí kiểm toán báo cáo tài chính trong trường hợp cần báo cáo tài chính đã được kiểm toán để phục vụ cho việc chứng minh khả năng thanh toán nợ.

5. Dịch vụ giảm vốn điều lệ công ty TNHH 1 thành viên tại Luật ACC

Sử dụng dịch vụ giảm vốn điều lệ công ty TNHH 1 thành viên tại Luật ACC mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp.

• Tiết kiệm chi phí: Luật ACC cung cấp dịch vụ trọn gói với mức chi phí hợp lý, giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách so với việc tự thực hiện và phát sinh sai sót phải sửa đổi nhiều lần.
• Đội ngũ chuyên gia: Luật ACC sở hữu đội ngũ chuyên viên pháp lý am hiểu sâu sắc về Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành, đảm bảo hồ sơ được chuẩn bị chính xác ngay từ đầu.
• Tư vấn chuyên sâu: Luật ACC tư vấn chi tiết về điều kiện giảm vốn, phương án xử lý phần vốn giảm và các vấn đề thuế phát sinh liên quan đến việc giảm vốn điều lệ.
• Hỗ trợ toàn diện: Luật ACC đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình từ chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ, theo dõi tiến độ xử lý đến khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.

6. Câu hỏi thường gặp

Công ty TNHH 1 thành viên có bắt buộc phải giảm vốn điều lệ khi chủ sở hữu chưa góp đủ vốn không?

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chủ sở hữu phải góp đủ số vốn đã cam kết. Nếu không góp đủ, công ty phải thực hiện thủ tục điều chỉnh giảm vốn điều lệ tương ứng với phần vốn chưa góp đủ.

Thời gian giải quyết hồ sơ giảm vốn điều lệ là bao lâu?

Thời gian giải quyết hồ sơ đăng ký thay đổi vốn điều lệ là 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh nhận được hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ có thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Sau khi giảm vốn điều lệ, công ty có phải thực hiện nghĩa vụ thuế gì không?

Việc giảm vốn điều lệ không trực tiếp làm phát sinh nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu việc giảm vốn gắn liền với việc hoàn trả vốn góp cho chủ sở hữu là tổ chức, bên nhận vốn có thể phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp.

Giảm vốn điều lệ công ty tnhh 1 thành viên là thủ tục đòi hỏi sự chính xác về mặt pháp lý và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định hiện hành. Để đảm bảo quá trình thực hiện diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên liên hệ Luật ACC để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ trọn gói từ A đến Z.