Giải thể văn phòng đại diện cần thủ tục gì?

Giải thể văn phòng đại diện là thủ tục pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp nước ngoài chấm dứt hoạt động tại Việt Nam một cách hợp pháp. Việc thực hiện đúng quy định không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan, tránh các rủi ro phát sinh sau này. Thủ tục này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ và quy trình thực hiện. Cùng Luật ACC tìm hiểu chi tiết.

Mục Lục

1. Giải thể văn phòng đại diện cần thủ tục gì?

Giải thể văn phòng đại diện thực hiện theo thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài. Theo Điều 35 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động theo đề nghị của thương nhân nước ngoài, khi thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động, hết thời hạn hoạt động mà không gia hạn, không được gia hạn, bị thu hồi Giấy phép hoặc không còn đáp ứng điều kiện hoạt động theo quy định.

Trước khi hoàn tất thủ tục tại Cơ quan cấp Giấy phép, thương nhân nước ngoài cần thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện với cơ quan thuế quản lý trực tiếp, bao gồm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế và hoàn thành các nghĩa vụ thuế còn tồn đọng. Theo Thông tư 90/2026/TT-BTC, sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế, cơ quan thuế thực hiện thông báo theo Mẫu số 28/TB-ĐKT để người nộp thuế sử dụng khi thực hiện thủ tục giải thể, chấm dứt hoạt động.

2. Điều kiện giải thể văn phòng đại diện

Để thực hiện giải thể văn phòng đại diện, thương nhân nước ngoài cần thuộc một trong các trường hợp chấm dứt hoạt động quy định tại Điều 35 Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Đồng thời, thương nhân nước ngoài và người đứng đầu văn phòng đại diện phải giải quyết các nghĩa vụ liên quan, trong đó có nợ thuế, nợ bảo hiểm xã hội và quyền lợi của người lao động trước khi hoàn tất việc chấm dứt hoạt động.

Về nghĩa vụ thuế, văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông tư 90/2026/TT-BTC quy định cơ quan thuế xử lý thông tin hoàn thành nghĩa vụ thuế và cập nhật trạng thái mã số thuế theo quy định trước khi hoàn tất thủ tục chấm dứt hoạt động.

3. Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện

Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện được thực hiện theo Điều 36 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, gồm 01 bộ với các giấy tờ chủ yếu:

Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương;
Bản sao văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép về việc không gia hạn hoặc quyết định thu hồi Giấy phép, nếu thuộc trường hợp tương ứng;
Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, bao gồm nợ thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;
Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động;
Bản chính Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

Bên cạnh hồ sơ theo Điều 36, thương nhân nước ngoài cần hoàn tất thủ tục về thuế với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trường hợp cơ quan thuế đã xác nhận người nộp thuế hoàn thành nghĩa vụ để thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động, kết quả được thể hiện bằng Mẫu số 28/TB-ĐKT theo Thông tư 90/2026/TT-BTC.

Đối với con dấu, thương nhân nước ngoài cần thực hiện thủ tục xử lý con dấu theo quy định tương ứng với loại con dấu mà văn phòng đại diện đang sử dụng. Nếu hồ sơ thực tế tại cơ quan tiếp nhận yêu cầu tài liệu chứng minh việc xử lý con dấu, cần chuẩn bị tài liệu xác nhận hủy con dấu hoặc tài liệu chứng minh trường hợp văn phòng đại diện không sử dụng con dấu thuộc diện phải xử lý.

4. Quy trình giải thể văn phòng đại diện

Quy trình giải thể văn phòng đại diện được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Thông báo quyết định chấm dứt hoạt động

Thương nhân nước ngoài ban hành quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện và chuẩn bị thông báo theo mẫu của Bộ Công Thương. Việc chấm dứt hoạt động phải thuộc một trong các trường hợp quy định tại Điều 35 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.

Bước 2: Hoàn thành nghĩa vụ thuế và chấm dứt hiệu lực mã số thuế

Thương nhân nước ngoài thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế của văn phòng đại diện với cơ quan thuế quản lý trực tiếp, đồng thời hoàn thành các khoản thuế và nghĩa vụ tài chính còn phải nộp. Sau khi hoàn thành nghĩa vụ, cơ quan thuế thực hiện thông báo theo Mẫu số 28/TB-ĐKT để người nộp thuế thực hiện thủ tục giải thể, chấm dứt hoạt động theo quy định.

Bước 3: Nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động

Sau khi hoàn tất các nghĩa vụ cần thiết, thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động đến Cơ quan cấp Giấy phép theo Điều 37 Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Hồ sơ được tiếp nhận và kiểm tra theo quy định; khi hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép thực hiện công bố việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện theo trình tự pháp luật.

Bước 4: Hoàn tất thủ tục sau giải thể

Thương nhân nước ngoài tiếp tục lưu trữ hồ sơ, chứng từ liên quan và hoàn tất việc xử lý các vấn đề về người lao động, tài sản, hợp đồng hoặc nghĩa vụ còn lại của văn phòng đại diện nếu có. Việc chấm dứt hoạt động cần được thực hiện đầy đủ để hạn chế tranh chấp và nghĩa vụ phát sinh về sau.

5. Câu hỏi thường gặp

Giải thể văn phòng đại diện có mất nhiều thời gian không?

Thời gian xử lý tại Cơ quan cấp Giấy phép được thực hiện theo Điều 37 Nghị định 07/2016/NĐ-CP; trong đó, cơ quan có thẩm quyền kiểm tra hồ sơ trong thời hạn 03 ngày làm việc và thực hiện công bố việc chấm dứt hoạt động trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Thời gian thực tế còn phụ thuộc vào việc hoàn thành nghĩa vụ thuế, bảo hiểm, người lao động và các khoản nợ liên quan.

Có cần thông báo cho nhân viên trước khi giải thể không?

Thương nhân nước ngoài phải giải quyết quyền lợi hợp pháp của người lao động khi văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động. Đồng thời, hồ sơ chấm dứt hoạt động phải có danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng theo Điều 36 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.

Giải thể văn phòng đại diện có ảnh hưởng đến doanh nghiệp mẹ không?

Giải thể văn phòng đại diện chỉ chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam và không đồng nghĩa với việc thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động tại quốc gia nơi thương nhân được thành lập. Tuy nhiên, thương nhân nước ngoài vẫn phải hoàn tất các nghĩa vụ phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện, bao gồm nghĩa vụ thuế, các khoản nợ và quyền lợi hợp pháp của người lao động.

Giải thể văn phòng đại diện là thủ tục cần thiết giúp doanh nghiệp kết thúc hoạt động một cách hợp pháp và minh bạch. Việc tuân thủ đúng quy trình theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP sẽ giúp quá trình diễn ra thuận lợi. Doanh nghiệp nên chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh sai sót. Liên hệ Luật ACC để được hỗ trợ chi tiết và nhanh chóng.