Gia hạn hộ chiếu công vụ là thủ tục hành chính quan trọng đối với cán bộ, công chức, viên chức đang trong thời gian công tác tại các cơ quan nhà nước hoặc tổ chức chính trị – xã hội. Việc nắm rõ quy trình và hồ sơ sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và đảm bảo tiến độ công việc. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và cập nhật nhất về thủ tục này, cùng Luật ACC tìm hiểu ngay.

1. Tổng quan về hướng dẫn gia hạn hộ chiếu công vụ

Theo quy định tại Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019 (sửa đổi, bổ sung 2023), hộ chiếu công vụ có thời hạn tối đa là 5 năm và không quá thời hạn bổ nhiệm, tuyển dụng.

Khi hộ chiếu sắp hết hạn hoặc hết trang dán dấu, người sử dụng cần thực hiện thủ tục gia hạn để tiếp tục sử dụng cho các chuyến công tác nước ngoài. Thủ tục này được thực hiện tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh (Bộ Công an) hoặc các cơ quan được ủy quyền.

Điều kiện để được gia hạn hộ chiếu công vụ bao gồm: người đề nghị vẫn đang trong thời gian công tác tại cơ quan, tổ chức đã cử đi công tác; hộ chiếu còn thời hạn sử dụng ít nhất 1 năm hoặc đã hết hạn nhưng không quá 1 năm; có văn bản đề nghị của cơ quan chủ quản.

Việc gia hạn chỉ được thực hiện tối đa một lần và thời gian gia hạn không quá 3 năm, đảm bảo phù hợp với quy định tại Nghị định 75/2020/NĐ-CP.

2. Điều kiện và đối tượng được gia hạn

Không phải mọi đối tượng sở hữu hộ chiếu công vụ đều có thể xin gia hạn. Theo quy định, chỉ những người đang giữ chức vụ, chức danh trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân mới thuộc diện được xem xét gia hạn. Người đã nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác sang khu vực ngoài nhà nước sẽ không đủ điều kiện để thực hiện thủ tục này.

Bên cạnh đó, hộ chiếu công vụ phải còn nguyên vẹn, không bị hư hỏng, không bị tẩy xóa hoặc sửa chữa trái phép. Trường hợp hộ chiếu bị mất, bị hủy hoại hoặc hết trang dán dấu, người sử dụng không thể xin gia hạn mà phải làm thủ tục cấp mới theo quy định tại Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019 (sửa đổi, bổ sung 2023). Cơ quan có thẩm quyền sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ trước khi ra quyết định gia hạn.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi gia hạn

Để quá trình gia hạn diễn ra thuận lợi, người đề nghị cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định. Hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai đề nghị gia hạn hộ chiếu công vụ theo mẫu quy định (Mẫu X01).
• Hộ chiếu công vụ còn thời hạn sử dụng hoặc đã hết hạn trong thời gian quy định.
• Văn bản đề nghị gia hạn của cơ quan, tổ chức nơi người đó đang công tác.
• Bản sao quyết định cử đi công tác nước ngoài (nếu có).
• 02 ảnh chân dung cỡ 4x6cm, nền trắng, chụp không quá 6 tháng.

Hồ sơ cần được nộp trực tiếp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc qua đường bưu điện. Trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ, cơ quan tiếp nhận sẽ có văn bản hướng dẫn bổ sung trong thời hạn không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, theo tinh thần của Nghị định 75/2020/NĐ-CP.

4. Quy trình thực hiện thủ tục gia hạn

Quy trình gia hạn hộ chiếu công vụ được thực hiện theo các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Người đề nghị chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo danh mục đã nêu ở mục 3, sau đó nộp tại bộ phận tiếp nhận của Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc gửi qua đường bưu điện. Khi nộp hồ sơ, cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của các giấy tờ, trường hợp thiếu sót sẽ được hướng dẫn bổ sung ngay trong ngày làm việc.

Bước 2: Thẩm định và xử lý hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền tiến hành thẩm định thông tin, đối chiếu với cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất nhập cảnh. Thời gian giải quyết không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong trường hợp cần xác minh thêm, thời gian có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc.

Bước 3: Nhận kết quả gia hạn

Người đề nghị nhận hộ chiếu đã được gia hạn tại cơ quan đã nộp hồ sơ hoặc qua đường bưu điện theo yêu cầu. Khi nhận kết quả, cần kiểm tra kỹ thông tin trên hộ chiếu, đặc biệt là thời hạn gia hạn mới và các dấu đóng của cơ quan chức năng. Nếu phát hiện sai sót, cần báo ngay cho cán bộ tiếp nhận để được xử lý kịp thời.

5. Câu hỏi thường gặp

Thời hạn gia hạn hộ chiếu công vụ tối đa là bao lâu?

Theo quy định tại Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019 (sửa đổi, bổ sung 2023), thời hạn gia hạn hộ chiếu công vụ tối đa là 3 năm và chỉ được gia hạn một lần. Sau khi hết thời hạn gia hạn, người sử dụng phải làm thủ tục cấp hộ chiếu mới nếu vẫn có nhu cầu xuất cảnh vì mục đích công vụ. Thời hạn này không vượt quá thời gian công tác còn lại của người được cử đi.

Hộ chiếu công vụ hết hạn trên 1 năm có được gia hạn không?

Câu trả lời là không. Theo quy định, hộ chiếu công vụ chỉ được gia hạn khi còn thời hạn sử dụng ít nhất 1 năm hoặc đã hết hạn nhưng không quá 1 năm. Trường hợp hộ chiếu đã hết hạn trên 1 năm, người sử dụng phải làm thủ tục cấp mới hoàn toàn. Việc này nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin và an ninh quốc gia trong quản lý xuất nhập cảnh.

Lệ phí gia hạn hộ chiếu công vụ là bao nhiêu?

Lệ phí gia hạn hộ chiếu công vụ là 100.000 đồng/lần gia hạn. Mức thu quy định: 100.000 đồng theo Thông tư số 28/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Gia hạn hộ chiếu công vụ là thủ tục không quá phức tạp nhưng đòi hỏi sự chính xác và đầy đủ về hồ sơ. Việc nắm vững các quy định pháp luật sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro không đáng có trong quá trình thực hiện. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào về thủ tục hành chính, hãy liên hệ Luật ACC để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm tư vấn và hỗ trợ tận tình, giúp bạn hoàn thành thủ tục một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.