Thủ tục thành lập chi nhánh công ty mới

Chi nhánh công ty là một trong những mô hình mở rộng hoạt động kinh doanh phổ biến nhất hiện nay, giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường mới mà không cần thành lập pháp nhân độc lập. Tuy nhiên, để đưa chi nhánh công ty vào hoạt động hợp pháp, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện đầy đủ trình tự đăng ký theo quy định pháp luật. Bài viết dưới đây, Luật ACC sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện, hồ sơ cần chuẩn bị và những lưu ý quan trọng.

Mục Lục

1. Thủ tục thành lập chi nhánh công ty mới

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập chi nhánh công ty

Doanh nghiệp soạn thảo Thông báo thành lập chi nhánh công ty theo mẫu quy định, thu thập đầy đủ bản sao giấy tờ kèm theo và kiểm tra tính hợp lệ của từng tài liệu. Người đại diện theo pháp luật ký trực tiếp vào Thông báo thành lập, không sử dụng chữ ký scan hoặc chữ ký số không hợp lệ.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp hoặc nơi đặt chi nhánh công ty. Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc qua mạng điện tử. Khi nộp qua mạng, doanh nghiệp sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh quốc gia hoặc chữ ký số để xác thực hồ sơ.

Bước 3: Nhận kết quả xử lý hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh công ty. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh ra thông báo bằng văn bản nêu rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung. Doanh nghiệp chỉnh sửa và nộp lại hồ sơ theo yêu cầu.

Bước 4: Hoàn thiện các thủ tục sau đăng ký

Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh công ty, doanh nghiệp tiến hành khắc con dấu, đăng ký mẫu dấu với cơ quan công an nếu có nhu cầu sử dụng con dấu riêng, đăng ký mã số thuế cho chi nhánh công ty và thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế ban đầu tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

2. Điều kiện thành lập chi nhánh công ty

Trước khi tiến hành thủ tục, doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu pháp lý nhất định. Thứ nhất, doanh nghiệp chủ quản phải đang hoạt động hợp pháp, không trong tình trạng bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc bị cấm hoạt động. Thứ hai, tên chi nhánh công ty phải bao gồm tên doanh nghiệp chủ quản kèm theo cụm từ “Chi nhánh” và không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp khác đã đăng ký trong phạm vi toàn quốc. Thứ ba, người đứng đầu chi nhánh công ty phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp theo quy định.

Ngoài ra, đối với một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện, chi nhánh công ty chỉ được phép hoạt động sau khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện tương ứng như chứng chỉ hành nghề, giấy phép con hoặc điều kiện về cơ sở vật chất. Doanh nghiệp cần rà soát kỹ ngành nghề dự kiến đăng ký cho chi nhánh công ty để tránh vi phạm quy định về ngành nghề kinh doanh có điều kiện.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi thành lập chi nhánh công ty

Hồ sơ đăng ký thành lập chi nhánh công ty được quy định cụ thể tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP, bao gồm các giấy tờ sau:

Thông báo thành lập chi nhánh công ty do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký, trong đó nêu rõ tên, địa chỉ trụ sở, nội dung hoạt động, thông tin người đứng đầu chi nhánh công ty.
Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh của doanh nghiệp chủ quản.
Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu chi nhánh công ty như Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực.
Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ trong trường hợp người đại diện theo pháp luật không trực tiếp thực hiện thủ tục.
Đối với chi nhánh công ty kinh doanh ngành nghề có điều kiện, cần bổ sung bản sao hợp lệ các giấy tờ chứng minh đủ điều kiện kinh doanh tương ứng.

Lưu ý thực tế, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ tính thống nhất giữa thông tin trên Thông báo thành lập và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để tránh bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung gây kéo dài thời gian xử lý. Các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng theo quy định.

4. Chi phí thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh công ty

Chi phí thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh công ty bao gồm lệ phí đăng ký và các chi phí phát sinh khác. Lệ phí đăng ký thành lập chi nhánh công ty được nộp tại thời điểm nộp hồ sơ, mức thu cụ thể theo quy định của Bộ Tài chính về lệ phí đăng ký doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí công chứng bản sao giấy tờ, chi phí dịch thuật nếu có tài liệu nước ngoài, chi phí khắc con dấu chi nhánh công ty và chi phí thuê dịch vụ tư vấn pháp lý nếu sử dụng.

Trường hợp doanh nghiệp tự thực hiện thủ tục, tổng chi phí thường chỉ bao gồm lệ phí nhà nước và chi phí hành chính cơ bản. Trường hợp sử dụng dịch vụ trọn gói, chi phí sẽ cao hơn nhưng doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và hạn chế sai sót trong quá trình chuẩn bị hồ sơ. Doanh nghiệp cần cân nhắc nguồn lực nội bộ để lựa chọn phương án phù hợp.

5. Dịch vụ thành lập chi nhánh công ty tại Luật ACC

Sử dụng dịch vụ thành lập chi nhánh công ty tại Luật ACC mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

Tiết kiệm chi phí: Luật ACC cung cấp dịch vụ trọn gói với mức phí hợp lý, giúp doanh nghiệp tránh phát sinh chi phí do sai sót hồ sơ phải nộp lại nhiều lần.
Đội ngũ chuyên gia: Luật ACC sở hữu đội ngũ chuyên viên pháp lý am hiểu sâu sắc quy định về đăng ký doanh nghiệp, đảm bảo hồ sơ chính xác ngay từ lần nộp đầu tiên.
Tư vấn chuyên sâu: Luật ACC hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá điều kiện ngành nghề, lựa chọn địa điểm đặt chi nhánh công ty phù hợp và tư vấn các vấn đề pháp lý liên quan.
Hỗ trợ toàn diện: Luật ACC đồng hành từ khâu chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ, nhận kết quả đến hoàn thiện các thủ tục sau đăng ký như khắc dấu, đăng ký thuế và kê khai ban đầu.

6. Câu hỏi thường gặp

Chi nhánh công ty có tư cách pháp nhân không?

Chi nhánh công ty không có tư cách pháp nhân độc lập. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh công ty là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm thực hiện một phần hoặc toàn bộ chức năng của doanh nghiệp theo ủy quyền. Mọi hoạt động của chi nhánh công ty đều nhân danh doanh nghiệp chủ quản và doanh nghiệp chủ quản chịu trách nhiệm cuối cùng.

Thời gian xử lý hồ sơ thành lập chi nhánh công ty là bao lâu?

Thời gian xử lý hồ sơ thành lập chi nhánh công ty là 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung, thời gian xử lý sẽ kéo dài thêm tương ứng với thời gian doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh.

Chi nhánh công ty có được đăng ký ngành nghề khác với doanh nghiệp chủ quản không?

Chi nhánh công ty không được đăng ký ngành nghề kinh doanh ngoài phạm vi ngành nghề đã đăng ký của doanh nghiệp chủ quản. Ngành nghề của chi nhánh công ty phải phù hợp và nằm trong danh mục ngành nghề mà doanh nghiệp chủ quản đã được cấp phép. Trường hợp muốn bổ sung ngành nghề mới, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh trước.

Chi nhánh công ty là công cụ mở rộng thị trường hiệu quả nhưng đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt trình tự pháp lý. Để đảm bảo thủ tục diễn ra nhanh chóng và đúng quy định, hãy liên hệ Luật ACC để được tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp ngay hôm nay.