Cấp lại giấy phép lao động do đổi hộ chiếu là thủ tục hành chính bắt buộc mà người lao động nước ngoài phải thực hiện khi có sự thay đổi thông tin trên hộ chiếu, nhằm đảm bảo tính hợp pháp cho quá trình làm việc tại Việt Nam. Việc nắm rõ quy trình sẽ giúp doanh nghiệp và người lao động tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện, cùng Luật ACC giúp bạn hiểu rõ hơn về quy định này.

1. Thủ tục cấp lại giấy phép lao động do đổi hộ chiếu chi tiết

Quy trình cấp lại giấy phép lao động do đổi hộ chiếu được thực hiện theo các bước cụ thể sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định

Người sử dụng lao động cần rà soát và chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ đã nêu ở mục 3. Cần kiểm tra kỹ thông tin trên hộ chiếu mới và các giấy tờ liên quan để đảm bảo sự thống nhất, tránh sai sót gây kéo dài thời gian xử lý. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu sẽ giúp quá trình nộp hồ sơ diễn ra nhanh chóng.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Người sử dụng lao động nộp hồ sơ tại UBND tỉnh nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động, UBND tỉnh có trách nhiệm thẩm định và cấp lại giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan này sẽ có văn bản thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do và yêu cầu bổ sung.

Bước 3: Nhận kết quả và kiểm tra thông tin trên giấy phép

Sau khi nhận được giấy phép lao động mới, người sử dụng lao động và người lao động cần kiểm tra kỹ toàn bộ thông tin trên giấy phép như họ tên, số hộ chiếu, ngày sinh, quốc tịch, vị trí công việc, thời hạn làm việc. Nếu phát hiện bất kỳ sai sót nào, cần liên hệ ngay với cơ quan cấp để được điều chỉnh kịp thời. Giấy phép lao động mới sẽ có giá trị sử dụng thay thế cho giấy phép cũ và thời hạn còn lại của giấy phép cũ được bảo lưu.

2. Các trường hợp được cấp lại giấy phép lao động khi thay đổi hộ chiếu

Theo quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy phép lao động được cấp lại trong các trường hợp bao gồm việc thay đổi hộ chiếu. Cụ thể, người lao động nước ngoài đang làm việc tại Việt Nam nếu được cấp hộ chiếu mới do hết hạn, mất, hỏng hoặc thay đổi thông tin cá nhân thì phải thực hiện thủ tục cấp lại. Việc xác định đúng trường hợp của mình sẽ giúp quá trình chuẩn bị hồ sơ diễn ra thuận lợi, tránh mất thời gian cho cả người lao động và người sử dụng lao động.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi cấp lại giấy phép lao động do đổi hộ chiếu

Để thực hiện thủ tục, người sử dụng lao động cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ theo quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:

• Văn bản đề nghị cấp lại giấy phép lao động của người sử dụng lao động theo mẫu quy định.
• Bản sao hộ chiếu mới của người lao động nước ngoài có công chứng hoặc chứng thực.
• Bản sao giấy phép lao động đã được cấp trước đó (bản cũ).
• Bản sao hộ chiếu cũ (nếu có) để đối chiếu thông tin thay đổi.
• 02 ảnh màu nền trắng, kích thước 4cm x 6cm, chụp không quá 06 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ.
• Giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân của người sử dụng lao động (nếu hồ sơ nộp lần đầu hoặc có sự thay đổi).

Lưu ý thực tế: Các bản sao cần được sao y từ bản chính hoặc nộp kèm bản gốc để đối chiếu. Hồ sơ cần được sắp xếp khoa học, rõ ràng để cơ quan tiếp nhận dễ dàng kiểm tra và xử lý.

4. Chi phí thực hiện cấp lại giấy phép lao động do đổi hộ chiếu

Theo quy định hiện hành, lệ phí cấp lại giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài là 75.000 đồng/lần cấp. Mức phí này được áp dụng thống nhất trên toàn quốc theo quy định của Bộ Tài chính. Ngoài ra, người sử dụng lao động có thể phát sinh thêm các chi phí khác như chi phí công chứng, chứng thực giấy tờ, chi phí dịch thuật (nếu hộ chiếu không phải tiếng Việt hoặc tiếng Anh) và chi phí đi lại. Tổng chi phí thực tế sẽ phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể và dịch vụ hỗ trợ mà doanh nghiệp lựa chọn.

5. Dịch vụ hỗ trợ cấp lại giấy phép lao động tại Luật ACC

Việc tự mình thực hiện thủ tục hành chính có thể gây khó khăn cho doanh nghiệp do quy định pháp luật thường xuyên thay đổi và yêu cầu hồ sơ phức tạp. Sử dụng dịch vụ của Luật ACC mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp không phải mất nhiều thời gian và công sức cho việc chuẩn bị, đi lại nộp hồ sơ, giảm thiểu chi phí cơ hội cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Đội ngũ chuyên gia: Đội ngũ chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc các quy định về lao động nước ngoài, luôn cập nhật các văn bản pháp luật mới nhất để tư vấn chính xác.
• Tư vấn chuyên sâu: Hỗ trợ doanh nghiệp rà soát toàn bộ hồ sơ, đánh giá các rủi ro pháp lý tiềm ẩn và đưa ra giải pháp tối ưu nhất cho từng trường hợp cụ thể.
• Hỗ trợ toàn diện: Đồng hành từ khâu chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ, theo dõi tiến độ xử lý cho đến khi nhận được kết quả, đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và đúng hạn.

6. Câu hỏi thường gặp

Thời hạn của giấy phép lao động được cấp lại do đổi hộ chiếu là bao lâu?

Thời hạn của giấy phép lao động cấp lại sẽ được xác định theo thời hạn còn lại của giấy phép lao động cũ. Cụ thể, theo quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn giấy phép lao động được cấp lại không vượt quá thời hạn còn lại của giấy phép lao động đã được cấp trước đó. Người lao động cần lưu ý để chủ động gia hạn hoặc xin cấp mới khi cần thiết.

Người lao động có được tiếp tục làm việc trong thời gian chờ cấp lại giấy phép lao động không?

Theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, người lao động nước ngoài chỉ được làm việc tại Việt Nam khi có giấy phép lao động còn hiệu lực. Trong thời gian chờ cấp lại giấy phép lao động do đổi hộ chiếu, người lao động không được phép tiếp tục làm việc. Do đó, doanh nghiệp cần sắp xếp kế hoạch nhân sự phù hợp để tránh vi phạm quy định pháp luật.

Trường hợp hộ chiếu mới có sự thay đổi về ngày sinh hoặc quốc tịch thì xử lý như thế nào?

Trong trường hợp thông tin trên hộ chiếu mới có sự thay đổi khác biệt so với hộ chiếu cũ (ví dụ: ngày sinh, quốc tịch), người sử dụng lao động cần cung cấp thêm các giấy tờ chứng minh sự thay đổi đó, như giấy xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài. Cơ quan cấp giấy phép lao động sẽ xem xét từng trường hợp cụ thể để quyết định việc cấp lại hay yêu cầu thực hiện thủ tục cấp mới theo quy định.

Cấp lại giấy phép lao động do đổi hộ chiếu là một thủ tục cần thiết để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ hợp pháp của người lao động nước ngoài tại Việt Nam. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và tuân thủ đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh các rủi ro pháp lý. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào trong quá trình thực hiện, hãy liên hệ Luật ACC để được đội ngũ chuyên gia pháp lý của chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả.