Cách đóng dấu công ty là thủ tục quan trọng giúp xác nhận tính pháp lý của văn bản doanh nghiệp và đảm bảo hiệu lực trong giao dịch. Việc thực hiện đúng quy định không chỉ tránh rủi ro tranh chấp mà còn nâng cao uy tín của công ty. Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định hiện hành để áp dụng chính xác. Cùng Luật ACC tìm hiểu chi tiết.

1. Tổng quan quy định về cách đóng dấu công ty

Việc đóng dấu công ty phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Dấu công ty được sử dụng để xác nhận chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền trên các văn bản, hợp đồng, giấy tờ nội bộ và giao dịch với bên thứ ba.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền quyết định hình thức, nội dung và số lượng dấu nhưng phải đảm bảo dấu thể hiện rõ tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.

Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về việc quản lý và sử dụng dấu, yêu cầu dấu phải được đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền nếu doanh nghiệp chọn sử dụng dấu. Việc đóng dấu sai vị trí hoặc không đúng quy cách có thể khiến văn bản mất hiệu lực pháp lý. Doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên về quy trình đóng dấu để tránh sai sót không đáng có.

2. Quy định về hình thức và nội dung dấu công ty

Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép doanh nghiệp tự thiết kế dấu nhưng phải đảm bảo dấu có hình tròn, hình vuông hoặc hình chữ nhật với kích thước phù hợp. Nội dung dấu bắt buộc phải bao gồm tên doanh nghiệp đầy đủ và mã số doanh nghiệp. Nghị định 168/2025/NĐ-CP bổ sung yêu cầu về chất liệu làm dấu và cách bảo quản để tránh việc làm giả hoặc sử dụng trái phép.

Doanh nghiệp không được sử dụng dấu đã bị thu hồi hoặc dấu của doanh nghiệp khác. Mỗi văn bản cần đóng dấu phải có chữ ký của người có thẩm quyền trước khi đóng dấu. Việc này giúp phân định rõ trách nhiệm và tăng tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

3. Hướng dẫn thực hiện cách đóng dấu công ty

Doanh nghiệp cần chuẩn bị con dấu đã được đăng ký hợp lệ theo quy định. Nhân viên phụ trách phải kiểm tra văn bản trước khi đóng dấu để đảm bảo có đủ chữ ký và nội dung cần thiết. Dấu được đóng ở vị trí góc dưới bên phải của văn bản, chồng lên một phần chữ ký của người ký. Nếu văn bản có nhiều trang thì chỉ cần đóng dấu vào trang cuối cùng hoặc các trang có chữ ký. Sau khi đóng dấu, cần kiểm tra lại độ rõ nét của dấu để tránh trường hợp dấu mờ hoặc lệch. Doanh nghiệp nên lập sổ theo dõi việc sử dụng dấu để quản lý chặt chẽ và phục vụ công tác kiểm tra sau này.

Bước 1: Kiểm tra văn bản cần đóng dấu

Nhân viên kiểm tra tính đầy đủ của chữ ký, nội dung và ngày tháng trên văn bản. Bước này đảm bảo văn bản đã được người có thẩm quyền phê duyệt trước khi đóng dấu theo Luật Doanh nghiệp 2020.

Bước 2: Xác định vị trí đóng dấu

Dấu được đóng tại góc dưới bên phải, chồng lên phần chữ ký khoảng một phần ba. Việc này tuân thủ hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP nhằm tạo tính thống nhất và dễ nhận biết.

Bước 3: Thực hiện đóng dấu và kiểm tra

Nhấn mạnh tay để dấu rõ nét, sau đó kiểm tra lại toàn bộ văn bản. Nếu phát hiện sai sót cần hủy bỏ và làm lại văn bản mới thay vì sửa chữa trên văn bản đã đóng dấu.

4. Lưu ý khi áp dụng cách đóng dấu công ty

Doanh nghiệp cần phân quyền rõ ràng cho người được phép sử dụng dấu để tránh lạm dụng. Dấu phải được bảo quản trong tủ sắt hoặc nơi an toàn khi không sử dụng. Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp phải thông báo ngay cho cơ quan đăng ký kinh doanh khi mất dấu hoặc thay đổi dấu.

Việc sử dụng dấu điện tử cũng cần tuân thủ các quy định về chữ ký số để đảm bảo giá trị pháp lý tương đương. Doanh nghiệp nên định kỳ kiểm tra quy trình đóng dấu để phát hiện và khắc phục sai sót kịp thời, từ đó duy trì hoạt động kinh doanh suôn sẻ.

5. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp có bắt buộc phải đóng dấu trên mọi văn bản không?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không bắt buộc đóng dấu trên mọi văn bản nhưng các văn bản quan trọng như hợp đồng, quyết định cần có dấu để tăng tính pháp lý. Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định rõ các trường hợp bắt buộc phải đóng dấu nhằm đảm bảo tính xác thực.

Vị trí đóng dấu sai có làm mất hiệu lực văn bản không?

Việc đóng dấu sai vị trí có thể ảnh hưởng đến hiệu lực pháp lý của văn bản nếu cơ quan nhà nước hoặc đối tác cho rằng văn bản không tuân thủ quy định. Doanh nghiệp nên tuân thủ đúng vị trí quy định để tránh tranh chấp sau này.

Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều con dấu cùng lúc không?

Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép doanh nghiệp có nhiều con dấu nhưng phải đăng ký đầy đủ với cơ quan có thẩm quyền theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Mỗi con dấu cần được quản lý riêng biệt để đảm bảo an toàn và minh bạch trong sử dụng.

Cách đóng dấu công ty đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và nâng cao uy tín trong giao dịch. Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thực hiện thủ tục, hãy liên hệ Luật ACC ngay hôm nay.