Thay đổi trụ sở công ty là thủ tục pháp lý bắt buộc khi doanh nghiệp có sự dịch chuyển địa điểm kinh doanh, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các giao dịch pháp lý phát sinh sau đó. Để quá trình này diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định pháp luật hiện hành và có sự đồng hành của đơn vị tư vấn chuyên nghiệp như Luật ACC.

1. Thủ tục thay đổi trụ sở công ty mới

Thay đổi trụ sở công ty là thủ tục cần thực hiện khi doanh nghiệp chuyển địa chỉ trụ sở chính so với thông tin đã đăng ký. Tùy vào việc địa chỉ mới nằm trong cùng địa bàn hay chuyển sang địa bàn khác, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục thông báo hoặc đăng ký thay đổi. Quy trình thực hiện gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định phạm vi thay đổi trụ sở

Doanh nghiệp trước tiên cần xác định địa chỉ trụ sở mới có nằm trong cùng quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh hay chuyển sang địa bàn khác. Việc xác định phạm vi thay đổi là cơ sở để lựa chọn đúng thủ tục cần thực hiện và xác định cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi trụ sở

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính theo quy định. Hồ sơ cần thể hiện rõ địa chỉ trụ sở hiện tại, địa chỉ mới và quyết định của doanh nghiệp về việc thay đổi trụ sở. Tùy trường hợp, doanh nghiệp chuẩn bị thêm các giấy tờ liên quan theo yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh.

Bước 3: Hoàn tất thủ tục về thuế

Trường hợp doanh nghiệp chuyển trụ sở sang địa bàn quản lý thuế khác, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục liên quan với cơ quan thuế trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Việc hoàn tất nghĩa vụ và thủ tục về thuế giúp quá trình thay đổi trụ sở được thực hiện thống nhất giữa thông tin đăng ký doanh nghiệp và thông tin quản lý thuế.

Bước 4: Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền. Nếu thay đổi trụ sở trong cùng địa bàn, doanh nghiệp thực hiện thủ tục thông báo thay đổi theo quy định; nếu chuyển sang địa bàn khác, doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi trụ sở chính và cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp.

Bước 5: Nhận kết quả và cập nhật thông tin

Sau khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp nhận kết quả đăng ký thay đổi theo quy định. Doanh nghiệp cần tiếp tục cập nhật địa chỉ mới trên hóa đơn, hợp đồng, tài khoản ngân hàng, biển hiệu, website và các giấy tờ, hệ thống quản lý có liên quan để bảo đảm thông tin doanh nghiệp được thống nhất..

2. Điều kiện thực hiện thay đổi trụ sở công ty

Trước khi tiến hành thủ tục thay đổi trụ sở công ty, doanh nghiệp cần bảo đảm đáp ứng các điều kiện pháp lý sau đây. Địa chỉ trụ sở chính mới phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính cụ thể. Doanh nghiệp không được đặt trụ sở chính tại căn hộ chung cư có chức năng để ở, trừ trường hợp căn hộ chung cư có chức năng hỗn hợp theo quy định của pháp luật về nhà ở.

Doanh nghiệp phải có quyền sử dụng hợp pháp đối với địa điểm đặt trụ sở mới thông qua Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất, hợp đồng thuê nhà, hợp đồng mượn nhà hoặc các giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp khác. Ngoài ra, việc thay đổi trụ sở phải được thông qua bởi cơ quan có thẩm quyền của doanh nghiệp theo quy định tại Điều lệ công ty, thông thường là Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, chủ sở hữu đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, hoặc Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần.

Trường hợp trụ sở mới thuộc địa bàn khác tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương so với trụ sở cũ, doanh nghiệp cần lưu ý nghĩa vụ thuế phát sinh. Cơ quan thuế nơi doanh nghiệp chuyển đi sẽ thực hiện quyết toán, đối chiếu nghĩa vụ thuế trước khi doanh nghiệp chuyển sang cơ quan thuế mới. Doanh nghiệp cần hoàn tất các nghĩa vụ thuế còn tồn đọng để quá trình chuyển đổi mã số thuế diễn ra thuận lợi.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi thay đổi trụ sở công ty

Hồ sơ thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty được quy định cụ thể tại Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, bao gồm các tài liệu sau:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi trụ sở chính.
• Biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi trụ sở chính đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên và công ty cổ phần.
• Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm đặt trụ sở mới như Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hợp đồng thuê nhà, hợp đồng mượn nhà.
• Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục nếu người đại diện theo pháp luật không trực tiếp nộp hồ sơ, kèm theo bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền.

Lưu ý thực tế, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ tính hợp lệ của hợp đồng thuê nhà, bảo đảm hợp đồng được công chứng, chứng thực theo quy định nếu thời hạn thuê từ 6 tháng trở lên. Đối với trường hợp trụ sở mới là nhà riêng của thành viên, cổ đông, cần có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hợp pháp và văn bản đồng ý cho doanh nghiệp sử dụng làm trụ sở.

4. Chi phí thực hiện thay đổi trụ sở công ty

Chi phí thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty bao gồm lệ phí đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh và các chi phí phát sinh khác. Mức lệ phí được quy định tại Thông tư của Bộ Tài chính về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp.

Ngoài lệ phí nhà nước, doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí công chứng, chứng thực hồ sơ, chi phí dịch vụ tư vấn pháp lý nếu sử dụng dịch vụ của đơn vị hỗ trợ. Trường hợp trụ sở chuyển sang tỉnh, thành phố khác, doanh nghiệp cần dự trù thêm chi phí đi lại, chi phí cập nhật con dấu, biển hiệu, in ấn tài liệu và chi phí thông báo với đối tác, ngân hàng, cơ quan bảo hiểm xã hội.

Doanh nghiệp nên lập kế hoạch tài chính cụ thể trước khi thực hiện thủ tục để bảo đảm quá trình thay đổi trụ sở diễn ra liên tục, không bị gián đoạn do thiếu hụt ngân sách dự phòng.

5. Dịch vụ thay đổi trụ sở công ty tại Luật ACC

Sử dụng dịch vụ thay đổi trụ sở công ty tại Luật ACC mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, giúp quá trình thực hiện thủ tục diễn ra nhanh chóng, chính xác và đúng quy định pháp luật. Những lý do doanh nghiệp nên lựa chọn dịch vụ tại Luật ACC bao gồm:

• Tiết kiệm chi phí: Dịch vụ trọn gói với mức phí hợp lý, minh bạch, không phát sinh chi phí ẩn, giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách so với việc tự thực hiện và phải xử lý các sai sót phát sinh.
• Đội ngũ chuyên gia: Đội ngũ chuyên viên pháp lý có chuyên môn sâu về lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp, am hiểu quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, bảo đảm hồ sơ được soạn thảo chính xác ngay từ lần nộp đầu tiên.
• Tư vấn chuyên sâu: Doanh nghiệp được tư vấn chi tiết về điều kiện, hồ sơ, trình tự thực hiện và các vấn đề pháp lý liên quan đến việc thay đổi trụ sở, bao gồm cả nghĩa vụ thuế và các thủ tục hậu kiểm.
• Hỗ trợ toàn diện: Luật ACC đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình thực hiện, từ khâu chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ, theo dõi tiến độ xử lý đến khi nhận kết quả, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp cập nhật thông tin với các cơ quan liên quan.

6. Câu hỏi thường gặp

Thời gian giải quyết thủ tục thay đổi trụ sở công ty là bao lâu?

Theo quy định tại Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, thời gian giải quyết thủ tục đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ có thông báo bằng văn bản nêu rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung trong thời hạn 03 ngày làm việc.

Doanh nghiệp có phải thông báo với cơ quan thuế khi thay đổi trụ sở công ty không?

Khi thay đổi trụ sở công ty sang địa bàn khác quận, huyện hoặc khác tỉnh, thành phố, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chuyển địa điểm kinh doanh với cơ quan thuế. Cơ quan thuế nơi chuyển đi sẽ thực hiện quyết toán, đối chiếu nghĩa vụ thuế trước khi doanh nghiệp chuyển sang cơ quan thuế nơi chuyển đến. Doanh nghiệp cần hoàn tất nghĩa vụ thuế để tránh bị chậm trễ trong quá trình chuyển đổi.

Trụ sở công ty có được đặt tại nhà chung cư không?

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không được đặt trụ sở chính tại căn hộ chung cư có chức năng để ở. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể đặt trụ sở tại căn hộ chung cư có chức năng hỗn hợp, tức là căn hộ được phép sử dụng cho cả mục đích ở và mục đích kinh doanh theo quy định của pháp luật về nhà ở.

Thay đổi trụ sở công ty là thủ tục pháp lý quan trọng, đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ chặt chẽ các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định số 168/2025/NĐ-CP để bảo đảm tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh. Để quá trình thực hiện diễn ra thuận lợi, tiết kiệm thời gian và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có, doanh nghiệp nên liên hệ Luật ACC để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thực hiện thủ tục một cách chuyên nghiệp, nhanh chóng.