Xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài là thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp Việt Nam thực hiện đúng nghĩa vụ thuế khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ ra thị trường quốc tế. Việc thực hiện đúng quy định không chỉ đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch mà còn hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và tránh rủi ro pháp lý. Hiểu rõ quy trình này giúp các công ty chủ động hơn trong hoạt động xuất khẩu và hợp tác quốc tế. Cùng Luật ACC tìm hiểu chi tiết để áp dụng hiệu quả.

1. Xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài như thế nào?

Xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ chặt chẽ các quy định về hóa đơn điện tử và thuế giá trị gia tăng.

Theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu được áp dụng thuế suất 0% nếu đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Doanh nghiệp cần xác định loại hình giao dịch là xuất khẩu hàng hóa hay cung cấp dịch vụ cho tổ chức nước ngoài để lựa chọn mẫu hóa đơn phù hợp.

Việc xuất hóa đơn phải thực hiện trên hệ thống hóa đơn điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế, đảm bảo thông tin người mua ghi rõ tên công ty nước ngoài, địa chỉ và mã số thuế quốc tế nếu có.

2. Quy định về hóa đơn điện tử khi xuất cho công ty nước ngoài

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định chi tiết về hóa đơn điện tử, trong đó hóa đơn xuất cho công ty nước ngoài phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc như tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng và tổng giá trị.

Theo Luật Quản lý thuế 2025, doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu 10 năm và cung cấp cho cơ quan thuế khi có yêu cầu. Ngoài ra, Nghị định số 181/2025/NĐ-CP bổ sung hướng dẫn về việc ký hiệu hóa đơn dành riêng cho giao dịch xuất khẩu, giúp phân biệt với hóa đơn nội địa.

Doanh nghiệp cần kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn trước khi gửi cho đối tác nước ngoài để tránh sai sót về tỷ giá hoặc đơn vị tiền tệ.

3. Hồ sơ và thủ tục cần chuẩn bị

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ bao gồm hợp đồng kinh tế, chứng từ thanh toán quốc tế, tờ khai hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu và biên bản nghiệm thu dịch vụ nếu là cung cấp dịch vụ. Danh sách hồ sơ cụ thể gồm:

• Hợp đồng thương mại quốc tế.
• Chứng từ ngân hàng xác nhận thanh toán.
• Hóa đơn điện tử đã xuất.
• Giấy tờ chứng minh hàng hóa đã xuất khẩu hoặc dịch vụ đã cung cấp.

Thủ tục thực hiện theo các bước rõ ràng sau:

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký với cơ quan thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế 2025, sau đó nhận mã xác nhận để bắt đầu xuất hóa đơn.

Bước 2: Kiểm tra điều kiện áp dụng thuế suất 0%

Căn cứ Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, xác nhận giao dịch đủ điều kiện xuất khẩu thông qua chứng từ thanh toán và hợp đồng, sau đó ghi nhận thuế suất 0% trên hóa đơn.

Bước 3: Xuất hóa đơn điện tử

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập hóa đơn với đầy đủ thông tin người mua là công ty nước ngoài, ký số và gửi cho đối tác đồng thời lưu trữ bản điện tử.

Bước 4: Báo cáo và kê khai thuế

Nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng kèm hóa đơn đã xuất theo định kỳ quy định tại Nghị định số 181/2025/NĐ-CP để hoàn tất thủ tục.

4. Lưu ý quan trọng khi thực hiện xuất hóa đơn

Doanh nghiệp cần chú ý tỷ giá ngoại tệ tại thời điểm xuất hóa đơn theo quy định của Luật Quản lý thuế 2025 để tránh chênh lệch khi kê khai. Nếu công ty nước ngoài không có mã số thuế Việt Nam, vẫn phải ghi rõ tên và địa chỉ đầy đủ trên hóa đơn.

Việc chậm trễ trong việc xuất hóa đơn có thể dẫn đến xử phạt theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Ngoài ra, nên thường xuyên cập nhật phần mềm hóa đơn để phù hợp với các thay đổi từ Nghị định số 181/2025/NĐ-CP.

5. Câu hỏi thường gặp

Xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử không?

Theo Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, mọi hóa đơn xuất cho công ty nước ngoài đều phải sử dụng hình thức điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế để đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng kiểm soát.

Công ty nước ngoài có được khấu trừ thuế giá trị gia tăng không?

Dựa trên Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, giao dịch xuất khẩu áp dụng thuế suất 0% nên công ty nước ngoài không phải chịu thuế giá trị gia tăng, đồng thời doanh nghiệp Việt Nam được hoàn thuế đầu vào nếu đủ điều kiện.

Thời hạn xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài là bao lâu?

Nghị định số 181/2025/NĐ-CP quy định hóa đơn phải được xuất trong vòng 30 ngày kể từ ngày hoàn thành giao dịch hoặc nhận thanh toán, tùy theo loại hình dịch vụ hoặc hàng hóa.

Xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài đúng quy định giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động xuất khẩu suôn sẻ và tuân thủ pháp luật. Để được hỗ trợ chi tiết và chuyên sâu hơn về thủ tục này, hãy liên hệ Luật ACC ngay hôm nay để nhận tư vấn kịp thời và chính xác.