Thủ tục đăng ký bảo hiểm cho công ty mới thành lập mới

Đăng ký bảo hiểm cho công ty mới thành lập là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc mà mọi doanh nghiệp phải thực hiện ngay khi bắt đầu sử dụng lao động. Việc nắm rõ quy trình, hồ sơ và thời hạn thực hiện giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và chế tài xử phạt không đáng có. Trong bài viết này, Luật ACC sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước để doanh nghiệp hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng và đúng quy định.

Mục Lục

1. Thủ tục đăng ký bảo hiểm cho công ty mới thành lập mới

Thủ tục đăng ký bảo hiểm cho công ty mới thành lập được thực hiện tại cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp phường/xã nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp có trách nhiệm tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động. Thời hạn đăng ký là trong vòng 30 ngày kể từ ngày doanh nghiệp chính thức hoạt động hoặc kể từ ngày ký hợp đồng lao động đầu tiên với người lao động.

Quy trình thực hiện bao gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định, bao gồm tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội, danh sách lao động tham gia, giấy phép đăng ký kinh doanh và các giấy tờ liên quan đến người lao động. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu giúp quá trình nộp hồ sơ diễn ra thuận lợi, tránh phải bổ sung nhiều lần.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan Bảo hiểm xã hội

Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan Bảo hiểm xã hội phường/xã nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thực hiện giao dịch điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam để tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.

Bước 3: Nhận kết quả và mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội

Sau khi hồ sơ được tiếp nhận và kiểm tra hợp lệ, cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp. Thời gian giải quyết hồ sơ thông thường là từ 5 đến 7 ngày làm việc đối với trường hợp nộp trực tiếp và từ 3 đến 5 ngày làm việc đối với giao dịch điện tử.

Bước 4: Đăng ký phương thức đóng và nhận sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động

Doanh nghiệp đăng ký phương thức đóng bảo hiểm xã hội hàng tháng hoặc theo quý tùy theo quy mô và tình hình hoạt động. Đồng thời, doanh nghiệp nhận sổ bảo hiểm xã hội cho từng người lao động và có trách nhiệm bàn giao cho người lao động tự quản lý theo quy định.

2. Đối tượng bắt buộc tham gia bảo hiểm xã hội khi đăng ký bảo hiểm cho công ty mới thành lập

Khi thực hiện đăng ký bảo hiểm cho công ty mới thành lập, doanh nghiệp cần xác định chính xác đối tượng lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người lao động làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 1 tháng trở lên đều thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 1 tháng đến dưới 3 tháng cũng thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định mới. Đối với người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề do cơ quan có thẩm quyền cấp, doanh nghiệp cũng phải thực hiện đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn dưới 1 tháng không thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải chi trả khoản tiền tương đương mức đóng bảo hiểm xã hội vào lương cho người lao động theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký bảo hiểm cho công ty mới thành lập

Hồ sơ đăng ký bảo hiểm cho công ty mới thành lập cần được chuẩn bị đầy đủ và chính xác theo quy định. Các giấy tờ cần thiết bao gồm:

Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS) dành cho người lao động.
Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK3-TS) dành cho doanh nghiệp.
Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-LT).
Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép hoạt động.
Bản sao hợp đồng lao động đã ký kết với người lao động.
Bản sao căn cước công dân hoặc chứng minh nhân dân của người lao động.
Bản sao sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận cư trú của người lao động (nếu có yêu cầu).

Lưu ý thực tế: Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thông tin trên các mẫu tờ khai trước khi nộp để tránh sai sót dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại. Đối với doanh nghiệp sử dụng nhiều lao động, nên lập danh sách lao động theo từng bộ phận để thuận tiện cho việc quản lý và đối chiếu khi cần thiết.

4. Chi phí thực hiện đăng ký bảo hiểm cho công ty mới thành lập

Chi phí thực hiện đăng ký bảo hiểm cho công ty mới thành lập không bao gồm lệ phí nộp hồ sơ đăng ký ban đầu. Doanh nghiệp chỉ phải chi trả các khoản đóng bảo hiểm xã hội hàng tháng cho người lao động theo tỷ lệ quy định. Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024, tổng mức đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc là 32% trên quỹ tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội của người lao động.

Trong đó, người sử dụng lao động đóng 21,5% bao gồm 14% vào quỹ hưu trí và tử tuất, 3% vào quỹ ốm đau và thai sản, 0,5% vào quỹ bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp, 3% vào quỹ bảo hiểm y tế, và 1% vào quỹ bảo hiểm thất nghiệp. Người lao động đóng 10,5% bao gồm 8% vào quỹ hưu trí và tử tuất, 1,5% vào quỹ bảo hiểm y tế, và 1% vào quỹ bảo hiểm thất nghiệp.

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng mức tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng và không được cao hơn 20 lần mức lương cơ sở. Việc xác định đúng mức lương đóng bảo hiểm giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về truy thu và xử phạt hành chính.

5. Dịch vụ đăng ký bảo hiểm cho công ty mới thành lập tại Luật ACC

Sử dụng dịch vụ đăng ký bảo hiểm cho công ty mới thành lập tại Luật ACC mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp không phải phát sinh thêm chi phí đi lại, in ấn hồ sơ nhiều lần do sai sót, và tránh được các khoản phạt do chậm trễ thời hạn đăng ký.
Đội ngũ chuyên gia: Luật ACC có đội ngũ chuyên viên am hiểu sâu sắc về lĩnh vực bảo hiểm xã hội, thường xuyên cập nhật các quy định mới nhất để hỗ trợ doanh nghiệp chính xác và kịp thời.
Tư vấn chuyên sâu: Doanh nghiệp được tư vấn chi tiết về đối tượng tham gia, mức đóng, phương thức đóng và các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.
Hỗ trợ toàn diện: Luật ACC hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ, theo dõi tiến độ xử lý đến khi nhận được mã số đơn vị và sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

6. Câu hỏi thường gặp

Thời hạn đăng ký bảo hiểm cho công ty mới thành lập là bao lâu?

Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024, doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động hoặc kể từ ngày ký hợp đồng lao động đầu tiên.

Công ty mới thành lập chưa có lao động có phải đăng ký bảo hiểm xã hội không?

Doanh nghiệp chưa sử dụng lao động thì chưa phát sinh nghĩa vụ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Tuy nhiên, ngay khi doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động đầu tiên, nghĩa vụ đăng ký bảo hiểm xã hội sẽ phát sinh và doanh nghiệp phải thực hiện trong thời hạn quy định.

Người lao động thử việc có phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc không?

Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc theo hợp đồng thử việc có thời hạn từ đủ 1 tháng trở lên thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

Đăng ký bảo hiểm cho công ty mới thành lập là thủ tục pháp lý quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện nghiêm túc và đúng thời hạn. Để được hỗ trợ chi tiết và đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Luật ACC để được tư vấn và hướng dẫn cụ thể.