Thủ tục BHXH khi công ty giải thể đầy đủ

Thủ tục bhxh khi công ty giải thể là một trong những nghĩa vụ pháp lý bắt buộc mà doanh nghiệp phải hoàn tất trước khi chấm dứt hoạt động, nhằm bảo đảm quyền lợi an sinh cho người lao động. Việc xử lý không đúng trình tự có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính và phát sinh tranh chấp lao động kéo dài. Trong bài viết này, Luật ACC sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện để doanh nghiệp và người lao động chủ động hoàn thiện hồ sơ đúng quy định.

Mục Lục

1. Thủ tục BHXH khi công ty giải thể đầy đủ

Khi doanh nghiệp giải thể, người sử dụng lao động cần rà soát quá trình tham gia BHXH, BHYT, BHTN của người lao động, thực hiện các thủ tục liên quan và xác nhận thời gian đóng theo quy định. Khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN khi hợp đồng lao động chấm dứt.

Bước 1: Rà soát và đối chiếu dữ liệu lao động

Doanh nghiệp tổng hợp hồ sơ người lao động, đối chiếu với dữ liệu tham gia BHXH, BHYT, BHTN để xác định số lao động, quá trình đóng và các khoản còn phải đóng. Việc rà soát giúp phát hiện sai lệch về thông tin cá nhân, thời gian tham gia hoặc mức đóng trước khi thực hiện thủ tục.

Bước 2: Thanh toán và xử lý các khoản BHXH còn thiếu

Doanh nghiệp thực hiện đóng đầy đủ các khoản BHXH, BHYT, BHTN còn phải đóng theo quy định. Trường hợp doanh nghiệp chưa đóng đủ, việc xác nhận thời gian đóng được thực hiện theo số tiền đã đóng; sau khi thu hồi được số tiền còn thiếu, cơ quan BHXH thực hiện xác nhận bổ sung theo quy định.

Đối với doanh nghiệp không còn khả năng đóng thuộc các trường hợp được Nghị định 158/2025/NĐ-CP quy định, người lao động có thể được xác nhận thời gian đóng BHXH theo cơ chế riêng để làm căn cứ giải quyết, điều chỉnh chế độ hưu trí, tử tuất.

Bước 3: Lập và nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH đang quản lý doanh nghiệp

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ theo thủ tục tương ứng và nộp tại cơ quan BHXH đang quản lý đơn vị. Đối với thủ tục xác nhận sổ BHXH thông thường, thời hạn giải quyết là không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Bước 4: Nhận kết quả và bàn giao cho người lao động

Sau khi cơ quan BHXH xác nhận thời gian đóng, doanh nghiệp có trách nhiệm trả lại giấy tờ đã giữ và hoàn tất việc bàn giao thông tin, giấy tờ liên quan đến quá trình tham gia BHXH cho người lao động theo quy định tại khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019.

2. Các trường hợp phát sinh nghĩa vụ xử lý bảo hiểm xã hội khi doanh nghiệp giải thể

Doanh nghiệp thực hiện giải thể cần rà soát và xử lý các nghĩa vụ BHXH đối với người lao động đang tham gia tại đơn vị. Các trường hợp có thể phát sinh gồm doanh nghiệp chủ động giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc thuộc trường hợp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp chưa đóng đủ BHXH, việc xác nhận thời gian đóng không nhất thiết phải chờ thanh toán toàn bộ khoản còn thiếu trong mọi trường hợp. Theo quy định hiện hành, người lao động thôi việc, chấm dứt hợp đồng được xác nhận thời gian đóng đến thời điểm doanh nghiệp đã đóng; sau khi thu hồi số tiền còn phải đóng, cơ quan BHXH thực hiện xác nhận bổ sung.

Đối với trường hợp người sử dụng lao động không còn khả năng đóng thuộc phạm vi Điều 26 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, pháp luật có cơ chế xác nhận thời gian đóng để làm căn cứ giải quyết, điều chỉnh chế độ hưu trí, tử tuất.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị cho thủ tục bhxh khi công ty giải thể

Hồ sơ thực hiện thủ tục bhxh khi công ty giải thể cần được chuẩn bị phù hợp với tình trạng thực tế và thủ tục doanh nghiệp thực hiện tại cơ quan BHXH. Doanh nghiệp có thể cần chuẩn bị:

Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu hiện hành.
Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo mẫu áp dụng.
Hồ sơ, giấy tờ liên quan đến quá trình tham gia BHXH của người lao động.
Hồ sơ liên quan đến việc giải thể hoặc chấm dứt hoạt động của doanh nghiệp trong trường hợp cơ quan BHXH yêu cầu.
Hồ sơ điều chỉnh thông tin, đối chiếu dữ liệu nếu có sai lệch về quá trình đóng BHXH.

Doanh nghiệp nên đối chiếu dữ liệu tham gia BHXH trên hệ thống trước khi thực hiện thủ tục để kịp thời xử lý các sai lệch về thông tin người lao động, thời gian tham gia và số tiền phải đóng.

4. Chi phí thực hiện thủ tục bhxh khi công ty giải thể

Chi phí thực hiện thủ tục bhxh khi công ty giải thể chủ yếu liên quan đến các khoản BHXH, BHYT, BHTN còn phải đóng và các khoản phát sinh theo quy định nếu có. Đối với thủ tục xác nhận sổ BHXH được cơ quan BHXH công bố, thời hạn giải quyết là không quá 05 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Trường hợp doanh nghiệp thuê đơn vị bên ngoài hỗ trợ rà soát hồ sơ, xử lý dữ liệu hoặc thực hiện thủ tục thì chi phí dịch vụ được xác định theo thỏa thuận giữa các bên.

5. Dịch vụ hỗ trợ thủ tục bhxh khi công ty giải thể tại Luật ACC

Sử dụng dịch vụ hỗ trợ thủ tục bhxh khi công ty giải thể tại Luật ACC giúp doanh nghiệp có thêm sự hỗ trợ trong quá trình rà soát và hoàn thiện hồ sơ:

Rà soát hồ sơ: Kiểm tra thông tin người lao động, quá trình tham gia và tình trạng đóng BHXH.
Tư vấn xử lý vướng mắc: Hỗ trợ các trường hợp còn nợ, sai lệch dữ liệu hoặc cần xác nhận quá trình đóng.
Hỗ trợ hồ sơ: Hướng dẫn chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ theo tình trạng thực tế của doanh nghiệp.
Hỗ trợ làm việc: Hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình thực hiện thủ tục với cơ quan BHXH và hoàn thiện các nội dung liên quan đến người lao động.

6. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp nợ bảo hiểm xã hội có được xác nhận thời gian đóng cho người lao động không?

Có. Trường hợp doanh nghiệp chưa đóng đủ, người lao động có thể được xác nhận thời gian đóng đến thời điểm doanh nghiệp đã đóng; sau khi thu hồi được số tiền còn thiếu, cơ quan BHXH sẽ xác nhận bổ sung theo quy định.

Thời gian giải quyết hồ sơ xác nhận sổ bảo hiểm xã hội là bao lâu?

Đối với thủ tục xác nhận sổ BHXH thông thường, thời hạn giải quyết là không quá 05 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Người lao động cần làm gì khi doanh nghiệp giải thể nhưng chưa xác nhận thời gian đóng BHXH?

Người lao động có thể liên hệ doanh nghiệp để yêu cầu hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng. Trường hợp doanh nghiệp không còn khả năng đóng thuộc trường hợp pháp luật quy định, người lao động có thể gửi văn bản đề nghị cơ quan BHXH xác nhận thời gian đóng theo cơ chế tương ứng.

Thủ tục bhxh khi công ty giải thể đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ chặt chẽ trình tự pháp lý và hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ tài chính với cơ quan bảo hiểm xã hội. Để tránh rủi ro pháp lý và bảo vệ tối đa quyền lợi người lao động, doanh nghiệp nên liên hệ Luật ACC để được tư vấn và hỗ trợ thực hiện trọn gói, nhanh chóng và đúng quy định.