Hoạt động của Văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng là một cơ sở kinh doanh được ủy quyền và được chính phủ cấp phép hoạt động nhằm cung cấp các dịch vụ công chứng như chứng thực, công bố, chứng nhận, ký duyệt và lưu giữ các giấy tờ pháp lý, hợp đồng, tài liệu quan trọng và các văn bản khác. Các văn phòng công chứng thường là nơi được tin cậy để thực hiện các thủ tục pháp lý và giải quyết các vấn đề liên quan đến tài sản, hợp đồng và các thủ tục pháp lý khác. Văn phòng công chứng là một đơn vị trung gian trong việc đảm bảo tính pháp lý và giúp cho các giao dịch được thực hiện đầy đủ, chính xác và đúng luật.

1. Văn phòng công chứng là gì?

Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định Luật Công chứng 2014 và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Như vậy, văn phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng thực hiện chức năng của tổ chức hành nghề công chứng.

(Khoản 1, khoản 5 Điều 2 Luật Công chứng 2014)

2. Nguyên tắc thành lập tổ chức hành nghề công chứng

Nguyên tắc thành lập tổ chức hành nghề công chứng như sau:

– Việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng phải tuân theo quy định Luật Công chứng 2014.

– Phòng công chứng chỉ được thành lập mới tại những địa bàn chưa có điều kiện phát triển được Văn phòng công chứng.

– Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn được hưởng chính sách ưu đãi theo quy định của Chính phủ.

(Điều 18 Luật Công chứng 2014)

3. Hoạt động của Văn phòng công chứng

– Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng 2014 và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh.

Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.

– Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng.

Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.

– Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

– Văn phòng công chứng phải có trụ sở đáp ứng các điều kiện do Chính phủ quy định.

Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

– Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy;

Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập.

Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.

(Điều 22 Luật Công chứng 2014)

4. Quy định về việc thành lập và đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng

4.1. Hồ sơ đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng

– Các công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gửi UBND cấp tỉnh xem xét, quyết định.

Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gồm:

– Đơn đề nghị thành lập;

– Đề án thành lập Văn phòng công chứng

Trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện;

– Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng.

4.2. Thủ tục đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng

Bước 1: Nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng

Người có nhu cầu thành lập Văn phòng công chứng chuẩn bị hồ sơ được quy định tại Mục 4.2 gửi đến cơ quan có thẩm quyền.

Bước 2: Xem xét hồ sơ

Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng;

Trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Bước 3: Đăng ký hoạt động

Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.

Nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng

Nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng bao gồm:

– Tên gọi của Văn phòng công chứng;

– Họ tên Trưởng Văn phòng công chứng;

– Địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng;

– Danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng;

– Danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng của Văn phòng công chứng (nếu có).

Hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng

Hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng gồm:

– Đơn đăng ký hoạt động, giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập và hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng (nếu có).

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

(Điều 23 Luật Công chứng 2014)

Thời điểm được hoạt động công chứng

Văn phòng công chứng được hoạt động công chứng kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.

Bước 4: Cung cấp thông tin về nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày cấp hoặc cấp lại giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, Sở Tư pháp phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan công an cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở.

(Điều 25 Luật Công chứng 2014)

Bước 5: Đăng báo nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng

– Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động, Văn phòng công chứng phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi đăng ký hoạt động trong ba số liên tiếp về những nội dung sau đây:

+ Tên gọi, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng;

+ Họ, tên, số quyết định bổ nhiệm của công chứng viên hành nghề tại Văn phòng công chứng;

+ Số, ngày, tháng, năm cấp giấy đăng ký hoạt động, nơi đăng ký hoạt động và ngày bắt đầu hoạt động.

– Trong trường hợp được cấp lại giấy đăng ký hoạt động, Văn phòng công chứng phải thực hiện việc đăng báo về nội dung đăng ký hoạt động theo quy định tại khoản 1 Điều 26 Luật Công chứng 2014.

(Điều 26 Luật Công chứng 2014)

5. Danh sách văn phòng công chứng tại TP.HCM

Văn phòng công chứng hiện hành, đơn cử như:

1. Văn phòng công chứng Sài Gòn

2. Văn phòng công chứng Bến Thành

3. Văn phòng công chứng Nguyễn Kim Chi

4. Văn phòng công chứng Thủ Đức

5. Văn phòng công chứng Thủ thiêm

6. Văn phòng công chứng Lê Văn Sơn

7. Văn phòng công chứng Phạm Xuân Thọ (tên cũ: Văn phòng công chứng Trung tâm)

8. Văn phòng công chứng Châu Á