Văn bản hành chính là gì? Việc cấp số văn bản hành chính sẽ do ai quyết định theo quy định hiện nay?

Văn bản hành chính là một loại tài liệu hoặc văn bản được tạo ra và sử dụng trong các hoạt động quản lý và hành chính của một tổ chức, cơ quan hoặc cơ quan công quyền. Nó bao gồm các văn bản liên quan đến việc quyết định, điều chỉnh, thông báo và ghi lại các hoạt động hành chính và quản lý.

Văn bản hành chính thường được sử dụng để thể hiện quy định, quy trình, quy chế, quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan trong hoạt động quản lý và hành chính. Đây có thể là các bản quyết định, quyết định hành chính, quy chế, quy định, hướng dẫn, thông báo, biên bản, báo cáo và các loại văn bản khác có liên quan.

Văn bản hành chính thường mang tính chất pháp lý và được tạo ra để đảm bảo sự minh bạch, công bằng và tuân thủ các quy tắc và quy định. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý, điều hành và thực hiện các quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cơ quan hoặc cơ quan công quyền, cũng như đảm bảo sự rõ ràng và nhất quán trong các hoạt động hành chính.

Văn bản hành chính cung cấp một cơ sở pháp lý và thông tin để hướng dẫn nhân viên, công chúng và các bên liên quan về quy trình, quy chế và quy định liên quan đến hoạt động hành chính. Nó cũng có vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền và lợi ích của các bên tham gia và đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý và hành chính.

Văn bản hành chính là gì?

Căn cứ Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.

2. “Văn bản chuyên ngành” là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

3. “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.

4. “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

…

Đối chiếu với quy định trên thì văn bản hành chính được hiểu là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.

Văn bản hành chính gồm những loại nào?

Tại Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về các loại văn bản hành chính như sau:

Các loại văn bản hành chính

Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

Đối chiếu với quy định này thì văn bản hành chính gồm những loại sau:

– Nghị quyết (cá biệt);

– Quyết định (cá biệt);

– Chỉ thị;

– Quy chế;

– Quy định;

– Thông cáo;

– Thông báo;

– Hướng dẫn;

– Chương trình;

– Kế hoạch;

– Phương án;

– Đề án;

– Dự án;

– Báo cáo;

– Biên bản;

– Tờ trình;

– Hợp đồng;

– Công văn;

– Công điện;

– Bản ghi nhớ; bản thỏa thuận;

– Giấy ủy quyền; giấy mời; giấy giới thiệu; giấy nghỉ phép;

– Phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

Thể thức của văn bản hành chính bao gồm những nội dung chính gì?

Tại Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Thể thức văn bản

1. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

2. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính

a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

c) Số, ký hiệu của văn bản.

d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

e) Nội dung văn bản.

g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

i) Nơi nhận.

3. Ngoài các thành phần quy định tại khoản 2 Điều này, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác

a) Phụ lục.

b) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

c) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.

d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

4. Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.

Như vậy, thể thức của văn bản hành chính bao gồm những nội dung chính sau:

– Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

– Số, ký hiệu của văn bản.

– Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

– Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

– Nội dung văn bản.

– Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

– Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

– Nơi nhận.

Việc cấp số văn bản hành chính sẽ do ai quyết định?

Theo Điều 15 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Cấp số, thời gian ban hành văn bản

1. Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm). Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

a) Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng.

b) Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

c) Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

2. Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.

3. Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

Theo đó, việc cấp số văn bản hành chính sẽ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.