Hướng dẫn viết công văn trả dấu cập nhật 2023

Đóng dấu mẫu thư trả lại cho sở cảnh sát cuối cùng vào năm 2023? Quy định của pháp luật về con dấu doanh nghiệp? Trường hợp trả dấu doanh nghiệp? Thủ tục, giấy tờ giao nhận con dấu của công ty?

Hiện nay, ngày càng có nhiều công ty được thành lập, pháp luật có những quy định rõ ràng về cách thức cấp dấu công ty và những trường hợp nào phải trả lại con dấu. Vậy quy định về các trường hợp trả lại con dấu và mẫu công văn trả lại con dấu cho cơ quan công an như thế nào?

Cơ sở pháp lý:

– Đạo luật công ty 2020;

– Nghị định 144/2021/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội; Phòng chống tệ nạn xã hội; phòng chống cháy nổ; cứu hộ, cứu nạn; phòng, chống bạo lực gia đình;

– Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu.

1. Mẫu công văn đóng dấu của Sở Công an:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập-Tự do-Hạnh phúc

————

Kính gửi: Phòng Cảnh sát QLHC về TTXH – CÔNG AN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Tên công ty: CÔNG TY……

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số: ………….. do Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp lần đầu ngày … tháng … …… Trụ sở chính:……

Người đại diện theo pháp luật của công ty: Ông/Bà …………. – Chức vụ: …….

Trong thư này, tôi xin trình bày với các bạn những điểm sau:

Hiện nay, Công ty đã được Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của……. Có thể …….

Vì vậy, Công ty viết công văn này kính đề nghị Quý cơ quan trả lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu để Công ty thực hiện các bước đề nghị đổi con dấu theo đúng quy định của pháp luật. Công ty cam kết: Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của nội dung công văn này.

Xin trân trọng cảm ơn./.

Hà Nội, ngày…tháng…năm 20…..

Người đại diện theo pháp luật của Công ty

Giám đốc, Tổng giám đốc

2. Hướng dẫn soạn công văn trả con dấu cho cơ quan công an:

– Lời mở đầu: Văn bản hành chính nào cũng có Quốc hiệu – Tiêu chí: đây là phần bắt buộc đầu tiên của văn bản nên phần đầu tiên của Mẫu công văn trả con dấu cho cơ quan công an là Quốc hiệu – Tiêu chí: “CỘNG HÒA VIỆT NAM XÃ HỘI CHỦ NGHĨA / Độc lập – Tự do – Hạnh phúc »

Ngay dưới trung tâm của văn bản là tên văn bản. Cụ thể, tên văn bản ở đây là Công hàm (khi trả lại con dấu cho cơ quan công an). Tiêu đề của văn bản phải luôn ngắn gọn, thể hiện tóm tắt nội dung của văn bản, tránh viết dài dòng gây mất thẩm mỹ về hình thức của văn bản, không thể hiện được định hướng nội dung của văn bản .

– Nội dung: Đầu tiên là phần Kính gửi, phần địa chỉ cần ghi rõ tên cơ quan nhận văn bản, là cơ quan có thẩm quyền giải quyết ban hành văn bản, cụ thể ở đây, phần sẽ là Nghiệp vụ Cảnh sát Giám sát hành chính và quản lý điều lệnh – Công an tỉnh, thành phố.

Sau bên tôn trọng sẽ là thông tin của bên lập và gửi văn bản, tức là thông tin công ty trả dấu, cụ thể là các thông tin bao gồm: tên công ty, địa chỉ, mã số công ty, đại diện công ty.

Phần quan trọng nhất của nội dung này là lý do trả dấu công ty.

– Phần cuối: là việc đề nghị cơ quan công an hỗ trợ công ty làm thủ tục trả lại con dấu và cam kết của công ty những thông tin trong hồ sơ là hoàn toàn trung thực. Cuối cùng ở cuối văn bản là chữ ký của đại diện công ty.

3. Quy định của pháp luật về dấu công ty:

Để hiểu được gốc rễ của vấn đề về quy trình trả dấu hay những nguyên nhân khiến công ty phải trả dấu thì trước tiên bạn đọc phải hiểu rõ dấu của công ty là gì. Theo Mục 43 của Đạo luật công ty 2020, con dấu của công ty được đóng tại cơ sở khắc dấu hoặc con dấu dưới dạng chữ ký điện tử theo quy định của Luật giao dịch điện tử. Đối với loại con dấu doanh nghiệp, dù là con dấu gỗ hay con dấu điện tử, nghiệp vụ tự quyết định và số lượng, hình dạng và nội dung của con dấu công ty cũng do doanh nghiệp tự quyết định. Chi nhánh, văn phòng đại diện và các đơn vị khác của doanh nghiệp cũng có con dấu riêng, hình thức con dấu do doanh nghiệp quyết định.

Sau khi làm con dấu, việc tiếp tục sử dụng và quản lý con dấu phải theo quy định của Điều lệ công ty hoặc các quy chế do công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của công ty, công ty ban hành.

Con dấu công ty được sử dụng bởi các công ty trong các giao dịch thương mại.

4. Các trường hợp trả con dấu công ty:

Căn cứ vào điều 18, của Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu thì chỉ doanh nghiệp thành lập trước ngày 1/07/2015 mà luật trả lại con dấu không áp dụng với các doanh nghiệp theo luật doanh nghiệp năm 2020 bởi từ khi luật doanh nghiệp 2020 có hiệu lực thì pháp luật đã giao quyền chủ động tự quản lý và tự chịu trách nhiệm con dấu của chính mình.

Căn cứ điểm h khoản 3 điều 13 Nghị định 144/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội; phòng, chống tệ nạn xã hội; phòng cháy, chữa cháy; cứu nạn, cứu hộ; phòng, chống bạo lực gia đình doanh nghiệp sẽ bị Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng nếu không thực hiện nộp lại con dấu, giấy chứng nhận mẫu dẫu sau chia tách, sáp nhập, hợp nhất hoặc doanh nghiệp không nộp lại con dấu khi bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, Giấy phép hoạt động hoặc bị tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động hoặc thông báo của cơ quan có thẩm quyền về việc giao nộp con dấu theo quy định của pháp luật.

Theo đó ta có thể thấy các doanh nghiệp thành lập trước ngày 1/07/2015 phải nộp lại con dấu cho cơ quan công an khi doanh nghiệp đó thực hiện chia tách, sáp nhập hợp nhất hoặc bị thu hồi, đình chỉ hoạt động thì mới phải nộp lại con dấu.

5. Thủ tục, hồ sơ giao nộp con dấu công ty:

Ngay sau khi nộp hồ sơ giải thể trên Sở kế hoạch đầu tư đồng thời sau khi doanh nghiệp đã hoàn tất thủ tục với cơ quan thuế và các thủ tục khác phục vụ cho quá trình giải thể, công ty sẽ phải làm thủ tục trả con dấu cho cơ quan Công an. Theo các quy định của Đạo luật công ty 2020 và các văn bản hướng dẫn, Gói trả lại con dấu bao gồm các tài liệu sau:

Công văn đề nghị trả lại con dấu;

Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu (bản gốc);

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép kinh doanh (bản sao có chứng thực);

Dấu pháp nhân (đang sử dụng);

Giấy giới thiệu, giấy ủy quyền (trường hợp công ty ủy quyền cho người thực hiện công việc trả dấu). Người đến trả con dấu và Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu phải xuất trình Giấy chứng minh nhân dân để làm thủ tục tháo con dấu theo quy định.

Khi doanh nghiệp đã chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ về việc trả con dấu nêu trên thì sẽ tiến hành nộp hồ sơ để trả lại con dấu.

Thủ tục nộp hồ sơ:

Bước 1: Thực hiện theo điều 18 nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Thủ tục trả lại tem đã được tích hợp vào cổng thông tin điện tử của chính phủ. Do đó, doanh nghiệp có nhu cầu trả lại con dấu có thể nộp hồ sơ qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan đăng ký mẫu dấu (trừ các văn bản, giấy tờ không được phép đăng tải qua hệ thống mạng theo quy định của pháp luật).

Bước 2: Nộp Hồ sơ (Nộp hồ sơ qua Cổng thông tin của Cơ quan đăng ký mẫu dấu hoặc nộp trực tiếp)

Nơi nộp hồ sơ: cơ quan công an nơi cấp mẫu dấu đến Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đăng ký thành lập và xin cấp giấy chứng nhận mẫu dấu (thông thường PC64 – Cục QLHC về TTXH thuộc TP. Ban Kế hoạch và Đầu tư tỉnh), Công an tỉnh, có trường hợp bàn giao con dấu cho Bộ Công an).

Bước 3: Cơ quan công an có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người đến giao con dấu trong thời hạn quy định của pháp luật.

Thời hạn trả kết quả: Trong thời hạn 05 ngày làm việc, cơ quan Công an nơi tiếp nhận hồ sơ sẽ có biên bản tháo niêm phong. Các công ty đến nhận kết quả theo biên bản thu hồi con dấu của cơ quan công an sẽ mang theo con dấu cũ để hủy con dấu và nhận biên bản hoàn tất thủ tục trả con dấu.

Như vậy, theo phân tích ở trên, các công ty sau khi đã thực hiện thủ tục chia tách, sáp nhập, hợp nhất hoặc thu hồi, tạm ngừng hoạt động sẽ phải nộp lại con dấu cho cơ quan công an đã niêm phong trước đó cho các công ty ghi âm.

Hiện nay, hồ sơ xin trả lại con dấu công ty có thể nộp tại cơ quan công an hoặc qua cổng thông tin điện tử. Công ty phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo đúng quy định của pháp luật, tránh trường hợp hồ sơ bị thiếu và bị trả lại gây mất thời gian cho công ty.