Cách đánh số công văn đúng chuẩn pháp luật 2023

Số văn bản hành chính phải được trình bày theo quy định của pháp luật. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau chữ “Số” có dấu hai chấm (:); Đối với các số nhỏ hơn 10 thì phải thêm số 0 ở phía trước. Dưới đây là cách ghi số văn bản hành chính đúng chuẩn pháp luật.

1. Số văn bản hành chính là gì?

– Số văn bản hành chính là cách chỉ số, ký hiệu của văn bản hành chính. Số phải được trình bày theo hình thức do pháp luật quy định.

– Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, số và ký hiệu là thành phần chính của thể thức văn bản hành chính.

– Ngoài ra, thể thức của văn bản hành chính còn bao gồm các thành phần chính sau: Quốc hiệu và Tiêu ngữ; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; địa điểm, thời gian ban hành văn bản; đánh tên và tóm tắt nội dung văn bản; nội dung văn bản; chức, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền; con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức; người nhận.

Ghi chú: Văn bản hành chính (Việt Nam) là loại văn bản quy phạm pháp luật mang tính chất thông báo các quy định của nhà nước, dùng để cụ thể hóa việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, giải quyết các vụ việc cụ thể có thể xảy ra trong quản lý. Để hiểu rõ hơn về loại văn bản này và cách phân biệt, bạn đọc có thể tham khảo định nghĩa chi tiết qua bài viết này trên wikipedia.org.

2. Cách ghi số văn bản hành chính theo quy chuẩn pháp luật

Nội dung này được quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

2.1. Quy định về việc ghi số trong văn bản hành chính

– Số văn bản là số thứ tự của văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm được ghi trên công văn của cơ quan theo quy định. Số văn bản được viết bằng chữ số Ả Rập.

– Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau chữ “Số” có dấu hai chấm (:); Đối với các số nhỏ hơn 10 thì phải thêm số 0 ở phía trước.

– Ví dụ: Số: 30/2020/NĐ-CP; Số: 15/QĐ-BNV; Số: 05/BNV-VP; Số: 12/UBND-VX

– Lưu ý: Trường hợp các Ban, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức đăng ký là “Cơ quan ban hành văn bản” và được ủy quyền sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản. phiên bản => Phải có hệ thống đánh số riêng. Về chủ đề pháp lý, Luật công ty 2020 cũng quy định rõ ràng về khái niệm cổ tức và cách tính cổ tức trả cho nhà đầu tư theo từng loại hình công ty.

2.2. Quy định về cách ghi ký hiệu văn bản hành chính

– Ký hiệu: viết chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.

– Ký hiệu văn bản bao gồm:

Chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản.

Riêng đối với văn bản chính thức, các ký hiệu bao gồm: Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản hoặc lĩnh vực được xử lý.

Ví dụ: 30/2020/NĐ-CP => ND là Nghị định (tên loại văn bản), CP là Chính phủ (tên cơ quan ban hành).

Công văn 238/BYT-KCB Về việc giải quyết chế độ BHXH đối với NLĐ điều trị Covid-19 => BYT là Bộ Y tế (cơ quan ban hành), KCB là viết tắt tên Đơn vị biên soạn (Cục Quản lý khám, chữa bệnh) ).

Theo quy định tại Nghị định 08/2020/NĐ-CP, vi bằng là văn bản ghi trực tiếp sự kiện, hành vi có thật do Thừa phát lại ghi nhận, thực hiện theo yêu cầu của thể nhân, tổ chức, đoàn thể. Văn bản công chứng tuy không thay thế được văn bản công chứng nhưng được Toà án sử dụng để giải quyết các vụ án dân sự. Để biết thêm thông tin về kiểu văn bản này, bạn đọc có thể tham khảo bài viết Vi bằng là gì? Giá trị pháp lý của vi bằng là gì? chia sẻ bởi Codon.vn

2.3. Số tài liệu hành chính Vị trí

– Số, ký hiệu của văn bản được căn giữa bên dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Cụ thể, vị trí tại Ô số 3 Mục IV Phần I Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

– Giữa các số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không có dấu cách.
Như vậy, văn bản hành chính được soạn thảo, ban hành phải đảm bảo quy định về thể thức của Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Ngoài ra, những văn bản không phải là văn bản hành chính cũng có thể áp dụng hình thức trình bày này.

3. Mọi người cũng hỏi

Câu hỏi 1: Làm thế nào để đánh số công văn đúng chuẩn pháp luật?

Trả lời: Để đánh số công văn đúng chuẩn pháp luật, bạn có thể tuân thủ các nguyên tắc sau:

1. Sử dụng số thứ tự liên tục và duy nhất cho mỗi công văn.
2. Đánh số theo thứ tự ngày – tháng – năm. Ví dụ: Công văn số 001/2023/NLĐ ngày 10 tháng 2 năm 2023.
3. Đối với các cơ quan, tổ chức lớn, bạn có thể sử dụng mã số định danh cụ thể cho từng phòng ban hoặc đơn vị để thêm thông tin chi tiết.
4. Nên ghi rõ loại công văn trong số đánh số, chẳng hạn như “Công văn,” “Thông báo,” “Quyết định,” để người đọc có thể nhận biết nhanh chóng.

Câu hỏi 2: Có quy định nào về cách đánh số công văn trong pháp luật Việt Nam không?

Trả lời: Có, việc đánh số công văn được quy định trong Nghị định số 81/2020/NĐ-CP ngày 22 tháng 7 năm 2020 của Chính phủ về việc quản lý công văn. Theo quy định này, công văn cần được đánh số thứ tự liên tục và ghi rõ ngày tháng năm. Ngoài ra, các cơ quan, tổ chức cũng có thể áp dụng hệ thống mã số định danh cho từng loại công văn hoặc phòng ban để quản lý dễ dàng hơn.

Câu hỏi 3: Nếu đã có sự trùng lặp số đánh số công văn, phải làm sao?

Trả lời: Trong trường hợp xảy ra trùng lặp số đánh số công văn, bạn cần điều chỉnh và cập nhật lại số đánh số theo thứ tự tiếp theo. Điều này giúp đảm bảo tính liên tục và duy nhất của số đánh số công văn. Bạn cũng nên ghi chú và thông báo cho những người liên quan để tránh hiểu nhầm và xử lý công văn đúng theo thứ tự mới.

Ngoài ra, nếu muốn tìm hiểu thêm về pháp luật Việt Nam, độc giả có thể tham khảo thêm tại mục Blog của Luật ACC.